# Zo werkt Etisia: van agenda-afspraak naar sms-herinnering

> Zet de naam en het nummer van je klant in Google Agenda. Etisia voegt een status toe aan de titel en verstuurt op het gekozen moment een sms. Bekijk de stappen.

Canonical: https://www.etisia.com/nl/zo-werkt-het
Language: Dutch (nl-NL)

## Zo werkt Etisia

Je zet de naam en het telefoonnummer van je klant in een afspraak in Google Agenda. Etisia voegt (SMS ready ✅) toe aan de titel en verstuurt de herinnering op het gekozen moment.

## Bij elke afspraak

Je stelt Etisia in minder dan een minuut in. Daarna is dit de volledige werkwijze, in Google Agenda op je computer of telefoon.

1. **Kies een vrij moment** - Open Google Agenda en klik op het tijdstip van de afspraak. Je afspraken blijven in je eigen agenda staan.

2. **Zet de naam en het nummer in de titel** - Bijvoorbeeld: Sanne de Vries 06 1234 567•. Het telefoonnummer is genoeg om de herinnering te versturen. Voeg ook de voor- en achternaam toe, dan slaat Etisia de klant op in je Etisia-contacten. Het nummer mag ook in de beschrijving of locatie staan.

3. **Sla op: Etisia voegt (SMS ready ✅) toe** - Etisia leest de nieuwe afspraak en zet (SMS ready ✅) achter de titel. Het nummer is gevonden en de herinnering staat gepland. Vindt Etisia wel een klantnaam maar geen nummer, dan verschijnt (SMS: no number).

4. **Je klant ontvangt de sms** - Op het gekozen moment, bijvoorbeeld één dag van tevoren, krijgt de klant een bericht zoals dit:

   > Herinnering: uw afspraak bij Voorbeeldsalon is morgen, 16 oktober 2026, om 14:00.

   Sms-berichten werken één kant op: Etisia leest geen antwoorden.

   Als je de optionele annuleringslink aanzet, bevat het bericht ook “Annuleren: https://eti.is/voorbeeld.” De klant opent de link, vult het telefoonnummer in en bevestigt de annulering. De afspraak verdwijnt uit je agenda en je krijgt een e-mail.

5. **De titel verandert in (SMS sent ✅)** - Na het versturen verschijnt (SMS sent ✅). Zo zie je in je weekoverzicht wie een herinnering heeft gekregen. Maakt Sanne de Vries opnieuw een afspraak? Dan is “Sanne de Vries” genoeg: Etisia vindt het nummer in je opgeslagen Etisia-contacten.

## Wat betekent de status achter de titel?

Etisia zet de sms-status tussen haakjes achter de titel van een afspraak. Zo zie je in je agenda wat er is gebeurd, zonder de afspraak te openen.

### Alles staat klaar

- **(SMS ready ✅)** - Etisia heeft een nummer gevonden. De herinnering staat gepland.
- **(SMS sent ✅)** - De herinnering is verstuurd. Een bericht met de instelling “Direct” wijzigt de titel alleen als dit je enige herinneringsmoment is.

### Even controleren

- **(SMS: no number)** - Etisia heeft een klantnaam gevonden, maar geen nummer in de afspraak of je Etisia-contacten. Voeg het nummer toe: de status wordt (SMS ready ✅).
- **(SMS missed ❌)** - Het herinneringsmoment en de toegestane vertraging zijn voorbij. Dit kan gebeuren als de afspraak te laat is toegevoegd.
- **(SMS Error)** - Etisia kon niet naar dit nummer versturen, bijvoorbeeld omdat het ongeldig is. Controleer het nummer in de afspraak.

### Geen sms verstuurd

- **(no SMS)** - Er staat geen nummer of klantnaam in de afspraak. Dat is normaal bij bijvoorbeeld een lunchpauze of teamoverleg.
- **(SMS Opt-Out ⚠️)** - Deze klant heeft zich afgemeld via een beschikbare afmeldlink, of je hebt de klant in Etisia afgemeld. Er wordt geen sms verstuurd.

Sommige afspraken krijgen pas een status nadat je de gegevens hebt aangepast: bijvoorbeeld twee nummers zonder duidelijke klant, of een naam en nummer die bij verschillende contacten horen. Statussen verschijnen bij afspraken in de komende 90 dagen, in de taal van je account. Je kunt ze uitzetten.

## Wanneer wordt de sms verstuurd?

Elk abonnement ondersteunt maximaal drie herinneringsmomenten. Standaard is dat één dag van tevoren.

Voeg je een afspraak na het herinneringsmoment toe, dan kan de sms alsnog direct worden verstuurd zolang de toegestane vertraging niet voorbij is. “Eén dag van tevoren” heeft extra ruimte: afspraken die je tussen 07:00 en 20:00 toevoegt en die minstens 12 uur later beginnen, krijgen alsnog een bericht. Daarna slaat Etisia de herinnering over. Is er geen ander herinneringsmoment meer, dan verschijnt (SMS missed ❌).

Stille uren staan standaard aan: Etisia verstuurt geen herinneringen tussen 22:00 en 07:00 in de tijdzone van de afspraak. Een geplande herinnering in dat tijdvak wordt vervroegd naar ongeveer 20:00. Een bericht met de instelling “Direct” wordt tijdens stille uren overgeslagen.

De sms wordt binnen ongeveer 15 minuten na het herinneringsmoment verstuurd. Bij “15 minuten van tevoren” is dat binnen 5 minuten.

Herinneringsmomenten en de toegestane vertraging:

| Herinneringsmoment | Toegestane vertraging |
| --- | --- |
| 1 maand van tevoren | 2 dagen |
| 10 dagen van tevoren | 1 dag |
| 1 week van tevoren | 12 uur |
| 2 dagen van tevoren | 6 uur |
| 1 dag van tevoren (standaard) - Later toegevoegd? Nog verstuurd tussen 07:00 en 20:00 als de afspraak minstens 12 uur later begint | 3 uur |
| Slimme ochtendherinnering - Rond 08:00 op de dag zelf, of rond 20:00 de avond ervoor bij afspraken vóór 10:00 | 1 uur |
| 6 uur van tevoren | 2 uur |
| 2 uur van tevoren | 1 uur |
| 1 uur van tevoren | 30 minuten |
| 15 minuten van tevoren | 10 minuten |
| Direct - Ongeveer 2 minuten nadat je een nieuwe afspraak toevoegt, buiten stille uren | 30 minuten |

## Veelgestelde vragen

### Wat zet ik precies in de titel?

Het telefoonnummer van de klant, bijvoorbeeld 06 1234 567•. Voeg ook de voor- en achternaam toe (Sanne de Vries 06 1234 567•), dan slaat Etisia de klant op in je contacten. Daarna is de volledige naam genoeg. Alleen een voornaam is niet voldoende om het contact terug te vinden.

### Wanneer verstuurt Etisia de herinnering?

Je kiest maximaal drie momenten, van één maand tot 15 minuten voor de afspraak, of direct nadat je die toevoegt. Nieuwe accounts beginnen met één dag van tevoren. Als stille uren aanstaan, wordt een herinnering tussen 22:00 en 07:00 vervroegd naar ongeveer 20:00.

### Wat gebeurt er bij een afspraak op het laatste moment?

Met “Direct” ontvangt een nieuwe afspraak met een nummer ongeveer 2 minuten na het opslaan een sms, buiten stille uren. Zonder die instelling wordt een te laat toegevoegde afspraak alleen nog herinnerd binnen de toegestane vertraging. Bij “Eén dag van tevoren” kan dat ook tot 20:00, als de afspraak minstens 12 uur later begint. Anders verschijnt (SMS missed ❌).

### Moet ik elke afspraak ook in Etisia invoeren?

Nee. Je zet afspraken zoals gewoonlijk in Google Agenda. Etisia leest ze en verstuurt de herinneringen.

### Wat staat er in de sms?

De datum en tijd van de afspraak en je bedrijfsnaam. De naam van de klant staat niet in de herinnering. Je kiest zelf de tekst en kunt de optionele annuleringslink aanzetten.

### Kunnen klanten op de sms antwoorden?

Etisia heeft geen inbox voor antwoorden. Om een afspraak te wijzigen neemt de klant contact met je op. Annuleren kan ook via de link, als je die hebt aangezet.

### Past Etisia mijn afspraken aan?

Etisia zet een status achter je titel en maakt of verplaatst geen afspraken. Vindt Etisia een klantnaam maar kan het nummer achter de titel niet worden gebruikt, dan verwijdert het dat nummer bij de status (SMS: no number). De optionele annuleringslink vormt de andere uitzondering: als de klant daarmee annuleert, wordt de afspraak verwijderd en krijg je een e-mail.

### Hebben klanten een app nodig?

Nee. Ze ontvangen een gewone sms op hun telefoon.

### Kan ik de tekst of herinneringsmomenten later aanpassen?

Ja. Je kunt de instellingen later wijzigen in je Etisia-dashboard en herinneringen op elk moment uitzetten.

## Uitleg en hulp

- [Sms-herinneringen instellen voor Google Agenda](https://www.etisia.com/nl/google-agenda/sms-herinneringen-toevoegen) - Bekijk hoe je een agenda koppelt en een herinnering voorbereidt.
- [Een telefoonnummer aan een afspraak toevoegen](https://www.etisia.com/nl/google-agenda/telefoonnummer-klant-toevoegen) - Waar Etisia het nummer van je klant kan vinden.
- [Herinneringsmomenten kiezen](https://www.etisia.com/nl/google-agenda/herinneringstijd-instellen) - Verzendmomenten, late afspraken en stille uren.
- [Hulp en antwoorden](https://www.etisia.com/nl/hulp) - Meer uitleg over het gebruik van Etisia.

## Probeer het met je eigen agenda

Koppel Google Agenda, voeg je volgende afspraak toe en zie hoe de titel verandert.