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Vorlagen für Terminerinnerungen in konkreten Situationen

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Terminart

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Direkt nach der Buchung

Der Termin ist bestätigt

Geben Sie Sicherheit, dass der Termin verbindlich eingetragen ist.

Guten Tag {first_name}, Ihr Termin für {service} bei {business} ist am {date} um {time} gebucht. Bei Fragen erreichen Sie uns unter {phone}.

Wann verwenden?

Senden Sie diese Nachricht, sobald der Termin im Kalender eingetragen und der Zeitraum tatsächlich reserviert ist.

Bitte beachten

Bezeichnen Sie den Termin nur dann als bestätigt, wenn er wirklich reserviert ist.

Am Vortag

Eine klare Erinnerung am Vortag

Erinnern Sie an die Vereinbarung, solange noch Zeit für Änderungen bleibt.

Guten Tag {first_name}, zur Erinnerung: Ihr Termin für {service} bei {business} ist morgen ({date}) um {time}. Ort: {location}. Für Änderungen rufen Sie bitte {phone} an.

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht als wichtigste Erinnerung für einen Termin vor Ort, einen Hausbesuch, einen Kurs oder einen Gruppentermin.

Bitte beachten

Prüfen Sie nach jeder vorherigen Änderung, ob Uhrzeit und Ort noch aktuell sind.

Zwei bis drei Tage vorher

Eine telefonische Bestätigung ist erforderlich

Bitten Sie vor einer klaren Frist um genau eine eindeutige Handlung.

Guten Tag {first_name}, bitte bestätigen Sie Ihren Termin für {service} bei {business} am {date} um {time} bis {confirm_deadline} unter {phone}. Dort können Sie ihn auch ändern.

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, wenn Personalplanung, Vorbereitung oder ein stark nachgefragter Termin eine ausdrückliche Bestätigung erfordern.

Bitte beachten

Auf Etisia-Erinnerungen kann nicht per SMS geantwortet werden. Verwenden Sie daher einen Stornierungslink oder eine betreute Telefonnummer.

Fünf bis zehn Minuten vorher

Der Online-Termin beginnt in Kürze

Nennen Sie Startzeit, Zeitzone und Hilfe bei Zugangsproblemen an einer Stelle.

Guten Tag {first_name}, Ihr Online-Termin für {service} beginnt um {time} ({timezone}). Falls Sie beim Einwählen Hilfe benötigen, rufen Sie {phone} an. - {business}

Wann verwenden?

Senden Sie diese Nachricht kurz vor Beginn eines Online-Termins, Webinars oder virtuellen Kurses.

Bitte beachten

Prüfen Sie die Kalendereinladung und geben Sie vor dem Versand die Zeitzone an.

Kurz nach dem versäumten Termin

Eine fürsorgliche Nachfrage nach dem ersten versäumten Termin

Fragen Sie zunächst nach dem Befinden und machen Sie es leicht, ein Missverständnis bei der Terminplanung zu klären.

Guten Tag {first_name}, wir haben Sie heute um {time} vermisst und hoffen, dass alles in Ordnung ist. Falls es ein Missverständnis gab, rufen Sie {phone} an; wir finden gern einen neuen Termin. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht nach einem ersten versäumten Termin, wenn die Kundenbeziehung wichtiger ist als eine sofortige Durchsetzung der Ausfallregelung.

Bitte beachten

Trennen Sie diese erste Nachfrage von Hinweisen auf Gebühren und nennen Sie keine sensiblen Leistungsdetails.

Direkt nach der Änderung

Der Termin wurde auf Kundenwunsch verschoben

Bestätigen Sie den neuen Zeitpunkt und heben Sie den bisherigen eindeutig auf.

Guten Tag {first_name}, Ihre Änderung ist bestätigt: Der Termin für {service} wurde von {old_date_time} auf {new_date_time} verschoben. Der bisherige Termin ist nicht mehr gültig. - {business}

Wann verwenden?

Senden Sie diese Nachricht, nachdem Sie den Verschiebungswunsch angenommen und den Kalender aktualisiert haben.

Bitte beachten

Löschen Sie vor dem Versand alle noch geplanten Erinnerungen für den bisherigen Termin.

Nach der Buchung oder zwei Tage vorher

Beim ersten Termin sind einige Zusatzinformationen hilfreich

Nennen Sie die wichtigsten Hinweise zu Ankunft und Vorbereitung, ohne die Nachricht zu überladen.

Guten Tag {first_name}, wir freuen uns auf Ihren ersten Termin für {service} am {date} um {time}. Bitte kommen Sie {arrival_minutes} Minuten früher und bringen Sie {what_to_bring} mit. Ort: {location}. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht für neue Kunden, die Hinweise zu Ankunft, Zugang, Unterlagen oder Vorbereitung benötigen.

Bitte beachten

Beschränken Sie die Hinweise zu Vorbereitung und Ankunft auf das Wesentliche.

Eine letzte Nachfrage

Die Bestätigung steht noch aus

Nennen Sie die Frist und den nächsten Schritt, ohne Druck aufzubauen.

Guten Tag {first_name}, für {service} am {date} um {time} fehlt noch Ihre Bestätigung. Der Termin bleibt gebucht. Bitte bestätigen oder ändern Sie ihn bis {confirm_deadline} unter {phone}. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, wenn eine klare Bestätigungsanfrage unbeantwortet blieb und ein konkreter betrieblicher Folgeschritt ansteht.

Bitte beachten

Überprüfen Sie zuerst Versand- und Anrufprotokolle. Ändern Sie den Terminstatus nicht allein wegen einer verspäteten Kontaktaufnahme.

Vor Ablauf der Stornierungsfrist

Die Stornierungsfrist läuft bald ab

Geben Sie Gelegenheit, den Termin rechtzeitig freizugeben, bevor eine Gebühr anfallen kann.

Guten Tag {first_name}, Ihr Termin für {service} ist am {date} um {time}. Bei Änderungen nach {cancel_deadline} kann eine Gebühr von {fee} anfallen. Vorher stornieren: {cancel_link}. Zum Verschieben rufen Sie {phone} an. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, wenn eine zuvor klar mitgeteilte Stornierungsfrist gilt und noch Zeit zum Handeln bleibt.

Bitte beachten

Verwenden Sie die Nachricht nur bei einer klar mitgeteilten Regelung und berücksichtigen Sie begründete Ausnahmefälle.

Am Morgen des Termins

Eine praktische Erinnerung am selben Morgen

Erinnern Sie an die Vorbereitung oder Anfahrt, die heute wichtig ist.

Guten Morgen {first_name}. Ihr Termin für {service} ist heute um {time}. Ort: {location}. Bitte {preparation}. Bei Fragen rufen Sie {phone} an. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, wenn eine Erinnerung am selben Tag bei Anfahrt, Zugang, Kleidung, Unterlagen oder Materialien hilft.

Bitte beachten

Senden Sie zu einer angemessenen Ortszeit und formulieren Sie den Vorbereitungshinweis konkret.

Sobald die Änderung feststeht

Der Anbieter muss den Termin verschieben

Übernehmen Sie Verantwortung, entschuldigen Sie sich und nennen Sie einen einfachen nächsten Schritt.

Guten Tag {first_name}, leider muss {business} Ihren Termin für {service} am {old_date_time} verschieben. Der bisherige Termin entfällt. Einen neuen Termin vereinbaren Sie unter {phone}. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten.

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, wenn der Anbieter oder das Unternehmen den ursprünglichen Termin nicht einhalten kann.

Bitte beachten

Sagen Sie eindeutig, ob der bisherige Termin abgesagt ist, und behandeln Sie einen vorgeschlagenen Ersatztermin nicht als angenommen.

Sobald die Verspätung gemeldet wird

Der Kunde verspätet sich

Bestätigen Sie die Information und nennen Sie die verbleibende Kulanzzeit.

Guten Tag {first_name}, danke für die Information. Wir halten Ihren Termin für {service} bis {grace_time} frei. Melden Sie Ihre voraussichtliche Ankunftszeit bitte unter {phone}. Danach ist eventuell ein neuer Termin nötig. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, nachdem ein Kunde seine Verspätung gemeldet hat und Sie eine feste Kulanzzeit anbieten können.

Bitte beachten

Versprechen Sie nicht die volle Leistung, wenn die verbleibende Terminzeit dafür nicht ausreicht.

Vor dem geplanten Beginn

Der Anbieter verspätet sich

Nennen Sie eine ehrliche Schätzung und geben Sie Gelegenheit, einen Terminkonflikt zu melden.

Guten Tag {first_name}, {provider} verspätet sich um etwa {delay_minutes} Minuten. Ihr Termin für {service} beginnt voraussichtlich um {new_time}. Falls das für Sie nicht passt, rufen Sie {phone} an. Wir entschuldigen uns für die Wartezeit.

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht, sobald absehbar ist, dass sich der Beginn durch die Verspätung des Anbieters verschiebt.

Bitte beachten

Informieren Sie erneut, wenn sich die Schätzung ändert, statt es bei einer ungenauen Verzögerungsangabe zu belassen.

Nach der Prüfung der Anwesenheit

Eine Ausfallgebühr wurde berechnet

Dokumentieren Sie den versäumten Termin und nennen Sie einen persönlichen Kontakt für Rückfragen.

Guten Tag {first_name}, laut unseren Unterlagen wurde Ihr Termin für {service} am {date} um {time} nicht wahrgenommen. Gemäß der am {policy_date} vereinbarten Regelung wurde eine Ausfallgebühr von {fee} berechnet. Bei Fragen oder in einem Ausnahmefall rufen Sie bitte {phone} an. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht erst, nachdem Sie Terminstatus, Zustimmung zur Regelung und bekannte Ausnahmefälle geprüft haben.

Bitte beachten

Prüfen Sie Anwesenheit und Zustimmung zur Regelung vor dem Versand; eine irrtümliche Gebührenmitteilung schadet dem Vertrauen.

Direkt nach einer Stornierung

Ein freier Termin für die Warteliste

Bieten Sie den genauen Termin mit Annahmefrist an, ohne eine Reservierung zu versprechen.

Guten Tag {first_name}, für {service} ist am {date} um {time} ein Termin frei. Bei Interesse rufen Sie bis {claim_deadline} unter {phone} an. Bis zur Bestätigung erfolgt die Vergabe nach Reihenfolge der Anfragen. - {business}

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht für Kunden, die über frühere oder kurzfristig freie Termine informiert werden möchten.

Bitte beachten

Erklären Sie, ob der Termin nach Reihenfolge der Anfragen vergeben wird, und informieren Sie Interessenten, sobald er belegt ist.

Sofort nach der Kontaktaufnahme

Eine falsche Nummer wurde gemeldet

Bestätigen Sie die Meldung über einen getrennten, betreuten Kanal, ohne Daten der vorgesehenen Person offenzulegen.

Danke für den Hinweis. Wir haben diese Nummer für Terminerinnerungen gesperrt. Bitte teilen Sie keine personenbezogenen Daten mit. Falls Sie erneut eine Nachricht von {business} erhalten, rufen Sie {phone} an.

Wann verwenden?

Nutzen Sie diese Nachricht erst, nachdem die gemeldete Nummer aus dem Termin entfernt oder für weitere Erinnerungen gesperrt wurde.

Bitte beachten

Eine Meldung allein verhindert keine weiteren Erinnerungen. Aktualisieren Sie den Datensatz und geben Sie keinerlei Kunden- oder Termindaten preis.

Was eine klare Terminerinnerung enthalten sollte

Eine hilfreiche Erinnerung beantwortet vier Fragen auf einen Blick: Bei wem ist der Termin, worum geht es, wann findet er statt und was soll der Kunde tun, wenn sich etwas geändert hat?

Machen Sie konkrete Angaben. Nennen Sie Datum, Uhrzeit und den Namen Ihres Unternehmens.
Nennen Sie genau einen nächsten Schritt. Verwenden Sie einen sicheren Stornierungslink oder eine betreute Telefonnummer.
Schützen Sie die Privatsphäre. Lassen Sie sensible Angaben weg, die der Empfänger nicht benötigt.

Den Versandzeitpunkt nach dem Zweck wählen

Es gibt keinen idealen Zeitpunkt für jede Erinnerung. Senden Sie jede Nachricht so früh, dass der Kunde die gewünschte Handlung noch ausführen kann.

Bestätigen

Direkt nach der Buchung

Bestätigen Sie den Termin und korrigieren Sie Fehler bei Datum, Uhrzeit oder Ort, solange die Buchung noch frisch ist.

Vorbereiten

Ein bis zwei Tage vorher

Lassen Sie genügend Zeit für Vorbereitung, Bestätigung, Stornierung oder Verschiebung.

Ankommen

Kurz vor dem Termin

Wiederholen Sie Uhrzeit, Ort oder Zugangshinweise, ohne in letzter Minute neue Informationen hinzuzufügen.

Weitere passende Tools

SMS-Vorlagengenerator Erstelle SMS-Vorlagen für Terminerinnerungen nach Branche, Ton, Zeitpunkt und Leistungsart. SMS-Längenrechner Prüfe Nachrichtenlänge, Kodierung und Anzahl der SMS-Segmente, bevor du Terminerinnerungen sendest.

Sollen diese Nachrichten automatisch versendet werden?

Terminerinnerungen automatisch versenden

Etisia verbindet sich mit Google Kalender und versendet SMS-Terminerinnerungen für Sie – ohne Ihren Buchungsablauf zu verändern.

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Keine Kreditkarte erforderlich.

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Nutzen Sie die Bibliothek zum schnellen Nachschlagen oder wählen Sie für den nächsten Schritt ein passendes Spezialtool.

Terminerinnerungen nach Branche

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Leitfaden zur SMS-Einwilligung

Prüfen Sie vor dem Versand die praktischen Grundlagen der SMS-Einwilligung.

Häufige Fragen zu Vorlagen für Terminerinnerungen

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Was sollte eine Terminerinnerung enthalten?

Nennen Sie den Namen des Kunden, Datum und Uhrzeit des Termins, den Namen Ihres Unternehmens und genau einen klaren nächsten Schritt. Ergänzen Sie Ort oder Vorbereitungshinweise nur, wenn sie helfen, pünktlich und vorbereitet zu erscheinen.

Wann sollte ich eine Terminerinnerung senden?

Richten Sie den Zeitpunkt nach dem Zweck der Nachricht. Senden Sie Bestätigungen direkt nach der Buchung, Vorbereitungshinweise früh genug zum Handeln und kurze Ankunftserinnerungen zeitnah vor dem Termin. Stimmen Sie den Versand auf Ihre Stornierungsregelung und das Verhalten Ihrer Kunden ab.

Kann ich diese Vorlagen personalisieren?

Ja. Wählen Sie einen hervorgehobenen Platzhalter in der Nachricht aus, tragen Sie den richtigen Wert ein und übernehmen Sie ihn vor dem Kopieren. Sofern verfügbar, können Sie außerdem zwischen klaren, freundlicheren und bestimmteren Formulierungen wählen.

Können Kunden auf eine Erinnerung antworten?

Etisia versendet einseitige SMS-Erinnerungen; Termine lassen sich daher nicht per Antwort verwalten. Verwenden Sie in der Nachricht einen sicheren Stornierungslink oder eine betreute Telefonnummer für Fragen und Änderungen.

Kann ich diese Vorlagen im Gesundheitswesen oder für sensible Termine verwenden?

Nennen Sie nur die Angaben, die der Empfänger benötigt, um den Termin zu erkennen. Lassen Sie Diagnosen, Behandlungsdetails und private Umstände weg und beachten Sie die Einwilligungs-, Datenschutz- und Nachrichtenregeln, die für Ihre Organisation und Ihren Standort gelten.

Sie suchen weitere Ressourcen zu Terminerinnerungen? Alle kostenlosen Tools ansehen .

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Der Kunde verspätet sich

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