Google Kalender hat kein eingebautes Telefonnummernfeld für Kunden. Es gibt keinen strukturierten Ort, an dem du die Mobilnummer der Person speichern kannst, die zum Termin kommt. Wenn du SMS-Erinnerungen aus Google Kalender senden möchtest, brauchst du für jeden Termin einen verlässlichen Weg zur richtigen Nummer. Etisia löst das, indem Kundennamen mit gespeicherten Kontakten abgeglichen werden oder Telefonnummern direkt aus dem Termin gelesen werden.
Google Kalender wurde für Besprechungen gebaut, nicht für Terminabläufe mit Kunden. Du bekommst Titel, Datum, Uhrzeit, Beschreibung, Ort und eingeladene E-Mail-Adressen, aber kein eigenes Feld für die Telefonnummer des Kunden.
Deshalb erfindet fast jedes Unternehmen mit Google-Kalender-Terminen irgendwann ein eigenes System: Manche schreiben die Nummer in den Titel, manche in die Notizen, manche verlassen sich auf ihr Gedächtnis, andere speichern Kontakte ganz woanders.
Das funktioniert, bis du Erinnerungen automatisieren möchtest. Dann wird die fehlende Nummer zum stillen Fehlerpunkt.
Für die meisten Unternehmen sieht die beste Einrichtung so aus:
Es gibt keinen einzigen "richtigen" Platz für Telefonnummern von Kunden in Google Kalender, weil Google nie ein solches Feld vorgesehen hat. Etisia unterstützt deshalb mehrere Wege zur Nummernauflösung.
Am besten für wiederkehrende Kunden
Wenn der Kunde bereits in deinen Etisia-Kontakten existiert, reichen Vor- und Nachname im Termintitel. Ein Termin wie "Sarah Jones Haarschnitt" kann mit Sarahs gespeichertem Kontakt abgeglichen und automatisch aufgelöst werden. Sobald ein Kunde gespeichert ist, musst du die Nummer bei späteren Terminen nicht jedes Mal neu eintippen.
Am besten bei der Einrichtung
Importiere deine bestehenden Kontakte als .vcf-Datei. Sobald sie in Etisia sind, können spätere Termine über den Namen abgeglichen werden, statt die Nummer in jedem Termin zu brauchen. So machst du deinen bestehenden Kundenstamm schnell für Erinnerungen nutzbar, ohne jeden Kalendereintrag manuell aufzuräumen.
Am besten für neue Kunden
Bei einem ganz neuen Kunden fügst du Termin, Vorname, Nachname und Telefonnummer in den Titel ein, zum Beispiel: Jane Doe 0412 345 678. Etisia kann die Nummer im Titel erkennen, für Erinnerungen verwenden und diese erste Buchung mit vollständigem Namen nutzen, um den Kontakt für später anzulegen oder zuzuordnen. Danach reicht bei späteren Terminen meistens wieder Vor- und Nachname. Das funktioniert gut, macht die ersten Termintitel aber etwas unruhiger als der reine Kontaktabgleich.
Am besten für wichtige Buchungen
Lege in Etisia einen Kontakt mit Name und Telefonnummer des Kunden an. Danach können zukünftige Termine mit diesem Namen automatisch zugeordnet werden. Das ist der kontrollierteste Weg, wenn eine besonders wichtige Buchung sicher korrekt eingerichtet sein soll.
Das kommt häufiger vor, als man denkt. Im Titel oder in den Notizen kann eine Geschäftsnummer und eine Telefonnummer des Kunden stehen, oder eine alte und eine neue Nummer gleichzeitig.
Etisia ist darauf ausgelegt, die wahrscheinlichste Telefonnummer des Kunden auszuwählen und offensichtliche Selbsttreffer zu vermeiden. Das Ziel ist, das Risiko einer SMS an die falsche Person oder an dich selbst zu reduzieren.
Genau deshalb sind sichtbare Prüfzustände wichtig: Wenn eine Nummer falsch wirkt oder nicht sauber aufgelöst werden kann, sollte der Termin markiert werden, statt blind verarbeitet zu werden.
How to set it up
Beginne mit den Kunden, die du bereits hast. So hat Etisia sofort eine Basis für den Namensabgleich.
Bei bestehenden Kunden schreibst du Vor- und Nachname in den Termintitel. Etisia kann den vollständigen Namen mit dem gespeicherten Kontakt abgleichen.
Wenn der Kunde neu ist und noch nicht in deinen Kontakten steht, füge Telefonnummer, Vorname und Nachname in den Termintitel ein. Sobald Etisia diesen Kontakt anlegt oder zuordnet, reichen bei späteren Terminen meistens Vor- und Nachname.
Nutze SMS-Erinnerungen nur für Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Einwilligungsregeln unterscheiden sich je nach Land und Branche.
Achte auf Termine, die zur Prüfung markiert sind, und löse sie auf, bevor das Erinnerungsfenster erreicht wird.
In der aktuellen SMS-Einrichtung zeigt der Schritt "Zusätzliches Verhalten" vier aktive Optionen. Das sind die Bezeichnungen, die die App derzeit verwendet:
Je nach Erinnerungskanal zeigt Etisia nur die passenden Optionen, zum Beispiel Ruhezeiten, Rückmeldung in Google Kalender und Hinweise bei fehlenden Kontaktdaten.
Etisia überwacht Änderungen in Google Kalender im Hintergrund und schreibt den neuesten Erinnerungsstatus zurück in den Termintitel. So siehst du, was passiert ist, ohne den Kalender zu verlassen.
Eine kurze Rückmeldung hilft uns, diese Vorlage zu verbessern.
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