Så räknar kalkylatorn
Kalkylatorn utgår från tre siffror som du själv anger: antalet bokade tider per vecka, din andel uteblivna besök och det genomsnittliga värdet per besök i kronor. Årsbeloppet räknas på 50 arbetsveckor. Det ger dig en överskådlig bild av hur mycket tomma stolar eller behandlingsrum motsvarar över ett år.
Det andra steget visar ett scenario utifrån den andel uteblivna besök som du själv antar kan undvikas. Det är ingen prognos för vilken effekt Etisia kommer att ha hos dig. Ett genomfört besök är inte heller samma sak som ren vinst, eftersom rörliga kostnader, ledig kapacitet och ombokade tider också spelar in.
Vad räknas som ett uteblivet besök och varför händer det?
Ett uteblivet besök uppstår när en kund eller patient inte kommer till sin bokade tid och inte heller avbokar inom den tidsgräns som du och kunden har kommit överens om. Oftast hinner du inte fylla luckan med en annan kund med så kort varsel.
Vanliga orsaker är ren glömska, att något oväntat kommer emellan eller att kunden inte hittar ett enkelt sätt att avboka eller flytta tiden. En tydlig påminnelse med klara kontaktvägar minskar risken för rena missförstånd.
Så räknar du ut din andel uteblivna besök
Välj en avgränsad period, till exempel en kalendermånad. Räkna alla inbokade besök och hur många av dem där kunden uteblev utan att avboka i tid. Använd sedan formeln:
Exempel: en salong har 160 inbokade tider under månaden och 22 kunder dyker inte upp utan att ha avbokat i tid. 22 ÷ 160 × 100 = 13,75, alltså cirka 14 %. Ställ in reglaget i kalkylatorn på 14 % för att se vad det motsvarar på ett år.
Räkna på samma sätt varje månad. Ett besök räknas som uteblivet när kunden varken kommer eller avbokar före din angivna tidsgräns. Följ gärna sena avbokningar som inte gick att fylla separat. Om du ändrar definitionen från månad till månad går siffrorna inte längre att jämföra.
Vad är en normal nivå för uteblivna besök? Det finns inget gemensamt riktvärde för alla branscher. I en genomgång av 105 publicerade studier låg den genomsnittliga andelen uteblivna besök på cirka 23 % (Dantas et al., Health Policy, 2018), och en tolvårig studie vid tio amerikanska kliniker uppmätte 18,8 % (Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016). Dessa siffror gäller hälso- och sjukvård och varierar kraftigt mellan länder, patientgrupper och mätmetoder. Den mest relevanta jämförelsen är alltid dina egna tidigare månader.
Formel för att räkna ut vad uteblivna besök kostar
Kalkylatorn använder följande beräkning:
Exempel: en frisörsalong har 25 bokade tider i veckan, en andel uteblivna besök på 15 % och ett snittvärde på 650 kr per besök. Det motsvarar 121 875 kr i uteblivna intäkter per år. Beloppet avser bruttovärdet av de missade tiderna före eventuella materialkostnader och tar inte hänsyn till om kunden bokar en ny tid senare.
Räkneexempel per bransch
| Bransch | Exempelvärde |
|---|---|
| Frisörsalong eller barberare | 15 % |
| Skönhetssalong eller nagelstudio | 14 % |
| Tandläkarmottagning | 12 % |
| Vårdmottagning eller klinik | 18 % |
| Personlig tränare eller träningsstudio | 20 % |
| Spa och massage | 13 % |
| Privatundervisning och kurser | 16 % |
| Rådgivning och konsulttjänster | 10 % |
Procentsatserna i tabellen är räkneexempel för kalkylatorn, inte uppmätta genomsnitt för svenska företag. Byt ut dem mot dina egna siffror och välj själv hur stor andel uteblivna besök du tror att du kan undvika.
Vill du se exempel för din egen bransch? Läs mer på våra sidor för frisörsalonger och vårdmottagningar.
5 praktiska sätt att minska uteblivna besök
Skicka en tydlig påminnelse i god tid
Påminn kunden i lagom tid om datum, klockslag och adress. En Cochrane-översikt visade att SMS-påminnelser ökade närvaron vid bokade besök jämfört med ingen påminnelse alls (Gurol-Urganci et al., 2013). Etisias SMS-påminnelser skickas automatiskt utifrån händelserna i din Google Kalender.
Gör det enkelt att avboka eller boka om
Ange ett telefonnummer eller en tydlig avbokningslänk i påminnelsen. Ju tidigare kunden meddelar förhinder, desto större möjlighet har du att erbjuda tiden till någon annan.
Berätta om avbokningsvillkoren redan vid bokning
Var tydlig med hur sent en tid kan avbokas kostnadsfritt och vilken eventuell avgift som gäller vid uteblivet besök. Kontrollera att dina villkor är tydligt avtalade med kunden.
Bekräfta tider som bokas långt i förväg
En direkt bokningsbekräftelse på SMS ger kunden datum och tid skriftligt i mobilen, så att uppgifterna är lätta att hitta igen.
Håll en enkel reservlista
Fråga kunder som önskar en snabb tid om de vill bli kontaktade när en lucka uppstår. Då kan en avbokning ofta bli ett genomfört besök i stället.
Välj den påminnelsekanal som passar dina kunder
E-post hamnar lätt bland olästa nyhetsbrev och att ringa runt till morgondagens kunder tar värdefull arbetstid. Ett kort SMS med datum, tid och tydliga kontaktuppgifter är snabbt att läsa i mobilen. Vilken kanal som fungerar bäst beror på dina kunder.
Det viktigaste är en konsekvent rutin: uppdaterade telefonnummer, rätt tidpunkt för utskicket, en rak formulering och ett enkelt sätt att meddela förhinder. Följ sedan utvecklingen i din kalender månad för månad.
Relaterade sidor
SMS-påminnelser för bokade tider
Se hur Etisia skickar SMS-påminnelser automatiskt från din Google Kalender.
Så fungerar det
Steg för steg från ansluten kalender till första skickade SMS-påminnelsen.
Guider för Google Kalender
Så kopplar du ihop Google Kalender och skickar automatiska SMS-påminnelser.
Priser och abonnemang
Jämför Starter, Pro och Team, antal SMS och kalendrar. Priser exkl. moms.
Statistik om uteblivna besök
Siffror från publicerade studier om uteblivna besök och påminnelser.
Påminnelser per bransch
Exempel på SMS-påminnelser för salonger, kliniker, terapeuter och andra yrken.
SMS-påminnelser för frisörsalonger
Så använder frisörer automatiska påminnelser från Google Kalender i vardagen.
SMS-påminnelser för vårdmottagningar
Diskreta och tydliga tidsbokningspåminnelser för kliniker och mottagningar.