Etisia Appointment Reminders for Google Calendar™

Les autorisations demandées par le module

Quand un utilisateur installe le module complémentaire, Google affiche exactement trois autorisations. Leur rôle est expliqué ci-dessous ; le texte affiché par Google peut varier légèrement selon la langue :

Aucune de ces trois autorisations ne permet au module de lire les événements de l’agenda. Le panneau affiche les informations que le service Etisia possède déjà sur les rappels de l’utilisateur. Le module communique avec le service Etisia en HTTPS, par des requêtes signées, et n’envoie jamais de données brutes de Google Agenda par cette connexion.

L’autorisation distincte accordée à Etisia

Ce n’est pas le module qui envoie les rappels, mais le service Etisia. Pendant la configuration, chaque utilisateur se connecte à Etisia avec Google et donne à Etisia l’accès à son Google Agenda. Il s’agit d’un second consentement, distinct, qui demande un accès complet à Google Agenda (https://www.googleapis.com/auth/calendar).

À quoi sert cet accès, et ce qu’Etisia en fait réellement :

• Afficher les agendas de l’utilisateur, pour qu’il choisisse celui à connecter.
• Lire les rendez-vous des seuls agendas que l’utilisateur a choisis.
• Écrire un court statut dans le titre de chaque rendez-vous traité, par exemple (SMS envoyé ✅) ou (SMS sans numéro), pour que le statut soit visible directement dans l’agenda. Le statut est écrit dans la langue du compte.
• S’abonner aux notifications de changement, pour qu’un rendez-vous déplacé ou annulé mette aussi le rappel à jour.
• Supprimer un rendez-vous de l’agenda quand le client l’annule par le lien d’annulation du SMS et le confirme avec son numéro de téléphone. Ce lien est facultatif et désactivé au départ.
• Ajouter, à la demande de l’utilisateur, un rendez-vous de test pour essayer un rappel.

Etisia ne lit pas les agendas que l’utilisateur n’a pas connectés, ne partage les événements de l’agenda avec personne en dehors des prestataires cités plus bas et n’utilise ni n’exige de délégation au niveau du domaine. Chaque utilisateur accorde cette autorisation, et peut la retirer, individuellement.

Ce que verront vos utilisateurs. Lors de la connexion, l’écran de consentement de Google décrit cette autorisation ainsi : « Afficher, modifier, partager et supprimer définitivement tous les agendas auxquels vous pouvez accéder dans Google Agenda ». C’est le libellé standard de Google pour l’autorisation d’agenda, pas une description de ce que fait Etisia. Etisia lit les agendas choisis par l’utilisateur, écrit des statuts dans le titre de ces rendez-vous, ajoute un rendez-vous de test sur demande et supprime un rendez-vous que le client annule. Il ne supprime ni ne partage jamais d’agenda.

Les données transmises aux sous-traitants

Pour envoyer un SMS, Etisia transmet au prestataire d’envoi de SMS du pays du destinataire le numéro de téléphone du destinataire et le texte final du message, avec les données techniques nécessaires pour envoyer le message et connaître le résultat de l’envoi. L’événement de l’agenda lui-même n’est jamais transmis au prestataire d’envoi.

Les SMS sont acheminés par ces prestataires : Twilio, ClickSend, BulkGate, SMS.to (Intergo Telecom Ltd) et SMSAPI.si (Ms3 d.o.o.). Etisia choisit le prestataire de chaque pays et peut le changer. Chacun est lié par un accord de traitement des données. Les détails, les durées de conservation et les bases légales figurent dans la politique de confidentialité, à la section sur les prestataires d’envoi de SMS.

Pour savoir à qui s’adresse un rendez-vous, Etisia envoie le titre du rendez-vous et, si le titre ne suffit pas, sa description, son lieu et le nom des invités à un modèle de langage d’IA par l’intermédiaire d’OpenRouter, qui transmet la demande à Google, Anthropic ou OpenAI. OpenAI est aussi appelé directement en solution de secours. Le résultat sert uniquement à adresser le rappel, et Etisia n’utilise pas les données d’agenda pour entraîner des modèles d’IA. L’application Etisia fonctionne sur des serveurs DigitalOcean. Les rapports d’erreur et les alertes d’exploitation, qui peuvent contenir des titres de rendez-vous, sont envoyés à Sentry et Slack.

Conservation et suppression

Les numéros de téléphone des clients et l’historique des messages sont conservés tant que l’établissement garde un compte actif et que le client ne s’est pas désinscrit. Les utilisateurs peuvent supprimer eux-mêmes leur compte dans Etisia, depuis l’onglet Avancé de la page Compte (Compte → Avancé → Supprimer le compte). La suppression se confirme par un code envoyé par e-mail et a lieu immédiatement. Les désinscriptions sont conservées avec le numéro de téléphone après la suppression du compte, pour qu’un client qui s’est désinscrit par le lien de désinscription ne reçoive plus jamais de message. Toute la marche à suivre, y compris le retrait de l’accès Google sans supprimer le compte, se trouve sur la page Suppression des données.

Installer le module pour votre organisation

Installation gérée par l’administrateur. Dans la console d’administration Google, ouvrez Applications → Applications Google Workspace Marketplace, puis la liste des applications. Recherchez Etisia Appointment Reminders for Google Calendar™ dans le Marketplace, cliquez sur Installer l’application et choisissez les unités organisationnelles qui doivent la recevoir. Les utilisateurs de ces unités voient le panneau Etisia dans Google Agenda sur le Web sans rien installer eux-mêmes. Chaque utilisateur doit toutefois se connecter une fois à Etisia et connecter son agenda, comme décrit plus haut. Les noms des menus peuvent varier selon la langue de la console.

Installation par les utilisateurs. Sur la même page, ouvrez Paramètres d’installation utilisateur et, dans la section « Gérer l’accès aux applications », autorisez les utilisateurs à installer des applications du Marketplace, ou ajoutez Etisia à la liste d’autorisation si vous limitez les installations.

Désinstallation. Dans la liste des applications installées, cliquez sur Etisia, puis sur Désinstaller l’application, ou modifiez les unités organisationnelles pour lesquelles elle est installée. Les trois autorisations du module sont alors retirées en une fois pour tous les utilisateurs concernés. L’autorisation d’agenda accordée à Etisia est personnelle : chaque utilisateur la retire depuis la page des autorisations de son compte Google, ou demande à l’assistance Etisia de le faire pour lui.

Où fonctionne le module. Les modules complémentaires de Google Agenda fonctionnent dans Google Agenda sur le Web. Sur téléphone, les utilisateurs gèrent leurs rappels dans le tableau de bord web d’Etisia. L’application web Etisia existe aussi en français.

État du service et assistance

• L’état du service en direct.
• Assistance : la page de contact ou l’adresse [email protected]. Nous répondons en général en quelques heures aux incidents d’envoi.
• Un rappel qui n’est pas parti est signalé dans le titre du rendez-vous dans l’agenda. Dans l’historique des messages d’Etisia, vous pouvez le signaler avec le bouton Signaler un problème, qui ouvre une demande sur cet envoi précis.

La sécurité en bref

• Le module fonctionne sur Google Cloud Run et communique avec le service Etisia en HTTPS, par des requêtes signées à usage unique.
• Les jetons Google sont stockés côté serveur, chiffrés, et ne sont jamais exposés dans le panneau du module.
• Les trois autorisations du module sont figées. Toute modification demanderait un nouvel examen par Google et serait annoncée à l’avance.

Google Calendar™ et le logo Google Calendar™ sont des marques de Google LLC.