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Rappels de rendez-vous : 50 modèles de SMS et d’e-mails

Modifiez les informations surlignées et copiez votre rappel. Vous trouverez ci-dessous les 50 modèles de SMS et d’e-mails.

Mis à jour le Équipe Etisia

La veille du rendez-vous

Rappel la veille

L’heure et le lieu dans un seul message.

Tonalité Clair

Bonjour {first_name}, nous vous rappelons votre rendez-vous de demain, le {date} à {time} : {service}. Lieu : {location}. Besoin de changer l'horaire ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Exemple complété

Bonjour Camille, nous vous rappelons votre rendez-vous de demain, le 16/10 à 14:00 : consultation. Lieu : 12 rue de la Paix, Lyon. Besoin de changer l'horaire ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Quand l’utiliser

Pour que le client ait le temps de venir ou de déplacer son rendez-vous.

Important

Si le rendez-vous a été déplacé, vérifiez encore l’heure et le lieu.

Envoyer ces rappels automatiquement ? Voir comment fonctionnent les rappels SMS depuis Google Agenda.

Voir les 50 modèles et les conseils d’envoi

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Textes des modèles

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Type de rendez-vous

Cliquez sur un champ surligné et saisissez vos informations.

Confirmer un rendez-vous

Dès la réservation

Rendez-vous confirmé

Confirmez la date et l’heure convenues.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, votre rendez-vous est confirmé : consultation, le 16/10 à 14:00. Une question ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre rendez-vous est confirmé : {service}, le {date} à {time}. Une question ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

À utiliser quand le rendez-vous est vraiment noté dans votre agenda.

Important

N’annoncez le rendez-vous comme confirmé que lorsque le créneau est vraiment réservé.

Deux ou trois jours avant

Demande de confirmation par téléphone

Indiquez comment confirmer et avant quand.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, merci d'appeler le 06 12 34 56 7• avant le 15/10 à 17:00 pour confirmer ou modifier votre rendez-vous : consultation, le 16/10 à 14:00. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, merci d'appeler le {phone} avant le {confirm_deadline} pour confirmer ou modifier votre rendez-vous : {service}, le {date} à {time}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Quand la préparation ou le planning de l’équipe demande une confirmation claire.

Important

Ne demandez pas de réponse par SMS si vous ne recevez pas ou ne traitez pas ces réponses.

À la réservation ou deux jours avant

Informations pour une première visite

Seulement l’essentiel pour arriver.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, nous vous attendons pour votre première visite le 16/10 à 14:00. Prestation : consultation. Merci d'arriver 10 min en avance. Pensez à apporter : votre pièce d'identité. Lieu : 12 rue de la Paix, Lyon. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, nous vous attendons pour votre première visite le {date} à {time}. Prestation : {service}. Merci d'arriver {arrival_minutes} min en avance. Pensez à apporter : {what_to_bring}. Lieu : {location}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Pour un nouveau client qui a besoin d’informations sur l’arrivée ou la préparation.

Important

Restez bref et envoyez les informations sensibles par un canal adapté.

Dernier rappel

Confirmation pas encore reçue

Donnez un délai sans annuler le rendez-vous par erreur.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, votre rendez-vous n'est pas encore confirmé : consultation, le 16/10 à 14:00. Le créneau reste réservé. Appelez le 06 12 34 56 7• avant le 15/10 à 17:00 pour le confirmer ou le modifier. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre rendez-vous n'est pas encore confirmé : {service}, le {date} à {time}. Le créneau reste réservé. Appelez le {phone} avant le {confirm_deadline} pour le confirmer ou le modifier. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Quand personne n’a donné suite à la première demande de confirmation.

Important

Vérifiez les appels reçus et la remise du SMS. Sans nouvelles du client, le rendez-vous ne s’annule pas tout seul.

Rappeler un rendez-vous

5 à 10 minutes avant le début

Le rendez-vous en ligne commence bientôt

Indiquez le fuseau horaire et une aide pour se connecter.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, votre rendez-vous en ligne (consultation) commence à 14:00 (heure de Paris). Un souci de connexion ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre rendez-vous en ligne ({service}) commence à {time} ({timezone}). Un souci de connexion ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Juste avant un rendez-vous en ligne, un webinaire ou un cours.

Important

Vérifiez l’invitation dans l’agenda et indiquez le bon fuseau horaire.

Avant le délai d’annulation

Le délai d’annulation approche

Laissez au client le temps d’agir avant le délai convenu.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, votre rendez-vous : consultation, le 16/10 à 14:00. Selon nos conditions, après le 15/10 à 14:00, une annulation peut donner lieu à des frais de 25 €. Pour annuler : https://example.com/annuler. Pour le déplacer, appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre rendez-vous : {service}, le {date} à {time}. Selon nos conditions, après le {cancel_deadline}, une annulation peut donner lieu à des frais de {fee}. Pour annuler : {cancel_link}. Pour le déplacer, appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Seulement si le client a reçu vos règles d’annulation à l’avance.

Important

Vérifiez que vos règles s’appliquent et tenez compte des exceptions. Le rendez-vous n’est annulé que lorsque le client a terminé l’étape du lien.

Le matin du rendez-vous

Rappel le jour même

Aidez le client à se préparer une dernière fois.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, aujourd'hui à 14:00, nous vous attendons pour consultation. Lieu : 12 rue de la Paix, Lyon. Avant le rendez-vous : apportez une bouteille d'eau. Une question ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, aujourd'hui à {time}, nous vous attendons pour {service}. Lieu : {location}. Avant le rendez-vous : {preparation}. Une question ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Pour les informations qui aident à partir, arriver ou se préparer.

Important

Choisissez la bonne heure locale et n’ajoutez pas de consigne de préparation inattendue.

Après traitement du signalement

Le destinataire signale un mauvais numéro

Confirmez la correction sans dévoiler les données du client.

Tonalité Clair

Exemple complété

Merci de nous avoir prévenus. Ce numéro est retiré de nos rappels de rendez-vous. Merci de ne pas nous envoyer d'informations personnelles. Si vous recevez encore un message signé Institut Lumière, appelez le 06 12 34 56 7•.

Texte avec les champs

Merci de nous avoir prévenus. Ce numéro est retiré de nos rappels de rendez-vous. Merci de ne pas nous envoyer d'informations personnelles. Si vous recevez encore un message signé {business}, appelez le {phone}.

Quand l’utiliser

Quand le mauvais numéro a vraiment été corrigé.

Important

Le message seul n’arrête rien. Corrigez les données d’origine et ne dévoilez rien sur le vrai client.

Modifier un rendez-vous

Juste après le changement

Rendez-vous déplacé à la demande du client

Dites clairement que l’ancien horaire n’est plus valable.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, comme demandé, nous avons déplacé votre rendez-vous. Prestation : consultation. Nouvel horaire : 16/10 à 10:30. L'ancien horaire (15/10 à 14:00) n'est plus valable. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, comme demandé, nous avons déplacé votre rendez-vous. Prestation : {service}. Nouvel horaire : {new_date_time}. L'ancien horaire ({old_date_time}) n'est plus valable. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Quand le changement est convenu et noté dans l’agenda.

Important

Vérifiez qu’aucun rappel ne partira plus pour l’ancien horaire.

Dès que vous connaissez le changement

L’entreprise doit déplacer le rendez-vous

Assumez le changement et indiquez une prochaine étape claire.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, malheureusement, Institut Lumière doit déplacer votre rendez-vous (consultation) prévu le 15/10 à 14:00. Cet horaire n'est plus valable. Appelez le 06 12 34 56 7• pour convenir d'un nouveau rendez-vous. Veuillez nous excuser pour ce désagrément.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, malheureusement, {business} doit déplacer votre rendez-vous ({service}) prévu le {old_date_time}. Cet horaire n'est plus valable. Appelez le {phone} pour convenir d'un nouveau rendez-vous. Veuillez nous excuser pour ce désagrément.

Quand l’utiliser

Quand vous ne pouvez pas recevoir le client à l’heure convenue.

Important

Un nouvel horaire proposé ne vaut que si le client l’accepte.

Signaler un retard

Quand le client signale un retard

Le client est en retard

Dites clairement combien de temps vous pouvez encore attendre.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, merci de nous avoir prévenus de votre retard. Pour votre rendez-vous (consultation), nous pouvons vous attendre jusqu'à 14:15. Appelez le 06 12 34 56 7• pour nous dire quand vous arriverez. Au-delà, il se peut que nous devions déplacer le rendez-vous. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, merci de nous avoir prévenus de votre retard. Pour votre rendez-vous ({service}), nous pouvons vous attendre jusqu'à {grace_time}. Appelez le {phone} pour nous dire quand vous arriverez. Au-delà, il se peut que nous devions déplacer le rendez-vous. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Quand le client a prévenu qu’il serait en retard et qu’il vous reste un peu de temps.

Important

Ne promettez pas la prestation complète s’il ne reste pas assez de temps.

Dès que vous connaissez le retard

Le rendez-vous commencera plus tard

Donnez une heure précise et un moyen de vous joindre.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, Julie a environ 15 min de retard. Votre rendez-vous (consultation) est maintenu, mais il commencera vers 14:15. Si cela ne vous convient pas, appelez le 06 12 34 56 7•. Veuillez nous excuser pour l'attente.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, {provider} a environ {delay_minutes} min de retard. Votre rendez-vous ({service}) est maintenu, mais il commencera vers {new_time}. Si cela ne vous convient pas, appelez le {phone}. Veuillez nous excuser pour l'attente.

Quand l’utiliser

Quand vous pouvez donner une nouvelle heure de début réaliste.

Important

Si l’heure change encore, envoyez un nouveau message.

Écrire après un rendez-vous manqué

Après le rendez-vous manqué

Message après un premier rendez-vous manqué

Restez aimable et laissez au client la place d’expliquer un malentendu.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, nous ne vous avons pas vu aujourd'hui à 14:00. Nous espérons que tout va bien. En cas de malentendu, appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons un nouveau rendez-vous. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, nous ne vous avons pas vu aujourd'hui à {time}. Nous espérons que tout va bien. En cas de malentendu, appelez le {phone} et nous trouverons un nouveau rendez-vous. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Après un premier rendez-vous manqué, pour reprendre contact avec le client.

Important

Ne parlez pas de frais ni de détails sensibles dans ce premier message.

Après vérification du rendez-vous

Frais pour rendez-vous manqué

Expliquez les frais et comment vous joindre.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, selon nos informations, votre rendez-vous (consultation) du 16/10 à 14:00 n'a pas eu lieu et n'a pas été annulé. Conformément aux conditions acceptées le 01/10, nous facturons 25 €. Une question ou un imprévu ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, selon nos informations, votre rendez-vous ({service}) du {date} à {time} n'a pas eu lieu et n'a pas été annulé. Conformément aux conditions acceptées le {policy_date}, nous facturons {fee}. Une question ou un imprévu ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Seulement quand l’absence, l’accord et les exceptions possibles ont été vérifiés.

Important

Le modèle ne justifie pas les frais à lui seul. Vérifiez d’abord les conditions applicables.

Remplir un créneau libre

Dès qu’un créneau se libère

Un créneau s’est libéré

Dites clairement comment et jusqu’à quand réserver le créneau.

Tonalité Clair

Exemple complété

Bonjour Camille, un créneau s'est libéré le 16/10 à 14:00 (consultation). Il vous intéresse ? Appelez le 06 12 34 56 7• avant le 15/10 à 17:00. Le premier qui appelle obtient le créneau. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, un créneau s'est libéré le {date} à {time} ({service}). Il vous intéresse ? Appelez le {phone} avant le {claim_deadline}. Le premier qui appelle obtient le créneau. Cordialement, {business}

Quand l’utiliser

Seulement pour les personnes qui ont demandé à être prévenues quand un créneau qui leur convient se libère.

Important

Prévenez quand le créneau est pris et évitez les doubles réservations.

Une semaine avant

Laissez au client le temps de s’organiser et de se préparer.

Une semaine avant

Rappel une semaine avant

Exemple complété

Bonjour Camille, petit rappel : la semaine prochaine, le 16/10 à 14:00, nous vous attendons pour consultation. L'horaire ne vous convient plus ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous en trouverons un autre. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, petit rappel : la semaine prochaine, le {date} à {time}, nous vous attendons pour {service}. L'horaire ne vous convient plus ? Appelez le {phone} et nous en trouverons un autre. Cordialement, {business}

Une semaine avant

Documents à prévoir

Exemple complété

Bonjour Camille, dans une semaine, le 16/10 à 14:00, nous vous attendons pour consultation. Documents à apporter : le questionnaire rempli. Une question ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, dans une semaine, le {date} à {time}, nous vous attendons pour {service}. Documents à apporter : {documents}. Une question ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Une semaine avant

Rendez-vous plus long la semaine prochaine

Exemple complété

Bonjour Camille, votre rendez-vous (consultation) du 16/10 à 14:00 durera environ 2 heures. Pensez-y en organisant votre journée. Besoin d'un autre horaire ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre rendez-vous ({service}) du {date} à {time} durera environ {duration}. Pensez-y en organisant votre journée. Besoin d'un autre horaire ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

La veille

Rappelez la date, l’heure et comment modifier le rendez-vous.

La veille

Rappel court

Exemple complété

Bonjour, vous avez rendez-vous demain, 16 octobre 2026 à 14:00 chez nous. Meilleures salutations, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour, vous avez rendez-vous {day} à {time} chez nous. Meilleures salutations, {business}

Le jour même

Un dernier rappel pratique et bref.

Le jour même

Informations d’arrivée pour aujourd’hui

Exemple complété

Bonjour Camille, nous vous attendons aujourd'hui à 14:00. Prestation : consultation. Stationnement : parking gratuit dans la cour. Un retard ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous nous organiserons. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, nous vous attendons aujourd'hui à {time}. Prestation : {service}. Stationnement : {parking_info}. Un retard ? Appelez le {phone} et nous nous organiserons. Cordialement, {business}

Annulation

Confirmez quel rendez-vous est annulé et la suite.

Annulation

Annulation confirmée

Exemple complété

Bonjour Camille, comme demandé, nous avons annulé votre rendez-vous (consultation) du 16/10 à 14:00. Vous n'avez rien d'autre à faire. Pour reprendre rendez-vous, appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, comme demandé, nous avons annulé votre rendez-vous ({service}) du {date} à {time}. Vous n'avez rien d'autre à faire. Pour reprendre rendez-vous, appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Annulation

L’entreprise doit annuler le rendez-vous

Exemple complété

Bonjour Camille, malheureusement, Institut Lumière sera fermé le 16/10. Motif : une coupure de courant. Votre rendez-vous (consultation) de 14:00 est donc annulé. Appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons au plus vite un nouveau rendez-vous. Veuillez nous excuser pour ce désagrément.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, malheureusement, {business} sera fermé le {date}. Motif : {closure_reason}. Votre rendez-vous ({service}) de {time} est donc annulé. Appelez le {phone} et nous trouverons au plus vite un nouveau rendez-vous. Veuillez nous excuser pour ce désagrément.

Après un rendez-vous manqué

Reprenez contact sans reproche.

Après un rendez-vous manqué

Proposer un nouveau rendez-vous

Exemple complété

Bonjour Camille, votre rendez-vous (consultation) du 16/10 n'a pas pu avoir lieu. Souhaitez-vous un nouveau rendez-vous ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous le choisirons ensemble. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre rendez-vous ({service}) du {date} n'a pas pu avoir lieu. Souhaitez-vous un nouveau rendez-vous ? Appelez le {phone} et nous le choisirons ensemble. Cordialement, {business}

Salons de coiffure et instituts de beauté

Des exemples pour les rendez-vous en salon et les créneaux libérés.

Salons de coiffure et instituts de beauté

Rappel avec le nom du coiffeur

Exemple complété

Bonjour Camille, demain à 14:00, Julie vous attend pour coupe et brushing. Merci d'arriver quelques minutes en avance. Besoin de changer l'horaire ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Salon Éclat

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain à {time}, {stylist} vous attend pour {service}. Merci d'arriver quelques minutes en avance. Besoin de changer l'horaire ? Appelez le {phone}. Cordialement, {salon}

Salons de coiffure et instituts de beauté

Rendez-vous long au salon

Exemple complété

Bonjour Camille, pour votre rendez-vous (couleur et balayage) du 16/10, nous avons prévu environ 2 heures avec Julie. Pensez-y en organisant votre journée. Un autre horaire ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Salon Éclat

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, pour votre rendez-vous ({service}) du {date}, nous avons prévu environ {duration} avec {stylist}. Pensez-y en organisant votre journée. Un autre horaire ? Appelez le {phone}. Cordialement, {salon}

Salons de coiffure et instituts de beauté

Créneau libre cette semaine

Exemple complété

Bonjour Camille, un créneau s'est libéré vendredi à 14:00 avec Julie. Il vous intéresse ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Le premier appel obtient le créneau. Cordialement, Salon Éclat

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, un créneau s'est libéré {day} à {time} avec {stylist}. Il vous intéresse ? Appelez le {phone}. Le premier appel obtient le créneau. Cordialement, {salon}

Cabinets dentaires et médicaux

N’écrivez pas d’informations sensibles dans un SMS.

Cabinets dentaires et médicaux

Rappel de rendez-vous au cabinet

Exemple complété

Bonjour Camille, Cabinet du Parc vous rappelle votre rendez-vous : détartrage, le vendredi 16/10 à 14:00. Pour le déplacer, appelez le 06 12 34 56 7•.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, {practice} vous rappelle votre rendez-vous : {visit_type}, le {day} {date} à {time}. Pour le déplacer, appelez le {phone}.

Cabinets dentaires et médicaux

Première visite au cabinet

Exemple complété

Bonjour Camille, nous vous attendons demain à 14:00. Merci d'arriver 10 min en avance et d'apporter : votre carte Vitale. Une question ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Cabinet du Parc

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, nous vous attendons demain à {time}. Merci d'arriver {arrival_minutes} min en avance et d'apporter : {what_to_bring}. Une question ? Appelez le {phone}. Cordialement, {practice}

Cabinets dentaires et médicaux

Il est temps de reprendre rendez-vous

Exemple complété

Bonjour Camille, selon notre suivi, il est temps de prévoir votre prochaine visite : détartrage. Pour prendre rendez-vous, appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons un créneau. Cordialement, Cabinet du Parc

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, selon notre suivi, il est temps de prévoir votre prochaine visite : {visit_type}. Pour prendre rendez-vous, appelez le {phone} et nous trouverons un créneau. Cordialement, {practice}

Kinésithérapie et massages

Seulement l’essentiel sur l’arrivée et la préparation.

Kinésithérapie et massages

Tenue pour la séance de kinésithérapie

Exemple complété

Bonjour Camille, demain, le 16/10 à 14:00, nous vous attendons pour votre séance : kinésithérapie. Prévoyez une tenue confortable dans laquelle vous pourrez bouger. Pour changer l'horaire, appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Centre Mouvement

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain, le {date} à {time}, nous vous attendons pour votre séance : {session_type}. Prévoyez une tenue confortable dans laquelle vous pourrez bouger. Pour changer l'horaire, appelez le {phone}. Cordialement, {clinic}

Kinésithérapie et massages

Arriver en avance pour un massage

Exemple complété

Bonjour Camille, aujourd'hui à 14:00, nous vous attendons pour un massage relaxant. Merci d'arriver 10 min en avance pour commencer à l'heure. Un retard ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Studio Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, aujourd'hui à {time}, nous vous attendons pour {service}. Merci d'arriver {arrival_minutes} min en avance pour commencer à l'heure. Un retard ? Appelez le {phone}. Cordialement, {studio}

Kinésithérapie et massages

Prochaine séance de la série

Exemple complété

Bonjour Camille, votre prochaine séance : le 16/10 à 14:00. L'horaire ne vous convient pas ? Appelez le 06 12 34 56 7• au plus vite et nous le déplacerons. Cordialement, Centre Mouvement

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre prochaine séance : le {date} à {time}. L'horaire ne vous convient pas ? Appelez le {phone} au plus vite et nous le déplacerons. Cordialement, {clinic}

Cours particuliers et coaching

Dites clairement à l’élève ou aux parents ce qu’il faut prévoir.

Cours particuliers et coaching

Rappel du cours pour les parents

Exemple complété

Bonjour Camille, demain à 14:00, Hugo a cours de maths avec Chloé. Pensez à prévoir : le manuel et un cahier. Un changement ? Appelez le 06 12 34 56 7•.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain à {time}, {student_name} a cours de {lesson} avec {tutor}. Pensez à prévoir : {materials}. Un changement ? Appelez le {phone}.

Cours particuliers et coaching

Le cours en ligne commence bientôt

Exemple complété

Bonjour Camille, le cours en ligne de maths avec Chloé commence à 14:00 (heure de Paris). Le lien se trouve dans l'invitation de votre agenda. Besoin d'aide ? Appelez le 06 12 34 56 7•.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, le cours en ligne de {lesson} avec {tutor} commence à {time} ({timezone}). Le lien se trouve dans l'invitation de votre agenda. Besoin d'aide ? Appelez le {phone}.

Cours particuliers et coaching

Préparer la séance de coaching

Exemple complété

Bonjour Camille, demain à 14:00, nous vous attendons pour votre séance de coaching avec Manon. Notez à l'avance les sujets que vous voulez aborder. Pour déplacer la séance, appelez le 06 12 34 56 7•.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain à {time}, nous vous attendons pour {session} avec {coach}. Notez à l'avance les sujets que vous voulez aborder. Pour déplacer la séance, appelez le {phone}.

Coaching sportif et fitness

Rappelez l’heure et ce qu’il faut apporter.

Coaching sportif et fitness

Quoi apporter à la séance de sport

Exemple complété

Bonjour Camille, demain à 14:00, séance de sport avec Lucas. Lieu : Salle Atlas. Prenez de l'eau et une serviette. Vous ne pouvez pas venir ? Appelez le 06 12 34 56 7• au plus vite.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain à {time}, séance de sport avec {trainer}. Lieu : {gym}. Prenez de l'eau et une serviette. Vous ne pouvez pas venir ? Appelez le {phone} au plus vite.

Coaching sportif et fitness

Place réservée au cours collectif

Exemple complété

Bonjour Camille, votre place au cours de yoga aujourd'hui à 14:00 est réservée. Les places non occupées sont libérées 5 min avant le début : merci d'arriver à l'heure. Cordialement, Studio Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, votre place au cours de {class_name} aujourd'hui à {time} est réservée. Les places non occupées sont libérées {release_minutes} min avant le début : merci d'arriver à l'heure. Cordialement, {studio}

Coaching sportif et fitness

Séance tôt le matin

Exemple complété

Bonjour Camille, demain, séance de bon matin : à 7:00 avec Lucas, lieu : Salle Atlas. Préparez vos affaires dès ce soir. Pour changer l'horaire, appelez le 06 12 34 56 7• avant ce soir.

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain, séance de bon matin : à {time} avec {trainer}, lieu : {gym}. Préparez vos affaires dès ce soir. Pour changer l'horaire, appelez le {phone} avant ce soir.

Exemples généraux

Des textes courts pour toutes sortes de rendez-vous.

Exemples généraux

Rappel sur deux lignes

Exemple complété

Institut Lumière : consultation, le 16/10 à 14:00. Pour changer l'horaire, appelez le 06 12 34 56 7•.

Texte avec les champs

{business} : {service}, le {date} à {time}. Pour changer l'horaire, appelez le {phone}.

Exemples généraux

Rendez-vous à une autre adresse

Exemple complété

Bonjour Camille, attention : votre rendez-vous (consultation) du 16/10 à 14:00 aura lieu à une autre adresse que d'habitude : 8 avenue Foch, Lyon. Une question ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, attention : votre rendez-vous ({service}) du {date} à {time} aura lieu à une autre adresse que d'habitude : {location}. Une question ? Appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Exemples généraux

Rendez-vous hebdomadaire

Exemple complété

Bonjour Camille, demain à 14:00, vous avez votre rendez-vous habituel : consultation. Cette semaine ne vous convient pas ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons un autre horaire. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Bonjour {first_name}, demain à {time}, vous avez votre rendez-vous habituel : {service}. Cette semaine ne vous convient pas ? Appelez le {phone} et nous trouverons un autre horaire. Cordialement, {business}

Exemples d’e-mails

Avec un objet et la place pour plus de détails.

Exemples d’e-mails

E-mail : confirmation du rendez-vous

Exemple complété

Objet : Votre rendez-vous du 16 octobre est confirmé Bonjour Camille Lefèvre, Votre rendez-vous est confirmé. Prestation : consultation Date et heure : le 16 octobre à 14:00 Lieu : 12 rue de la Paix, Lyon Vous souhaitez annuler ? Vous pouvez le faire ici : https://example.com/annuler. Pour changer l'horaire, appelez le 06 12 34 56 7•. Merci de nous prévenir le plus tôt possible de tout changement. Au plaisir de vous accueillir, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Votre rendez-vous du {date} est confirmé Bonjour {name}, Votre rendez-vous est confirmé. Prestation : {service} Date et heure : le {date} à {time} Lieu : {location} Vous souhaitez annuler ? Vous pouvez le faire ici : {cancel_link}. Pour changer l'horaire, appelez le {phone}. Merci de nous prévenir le plus tôt possible de tout changement. Au plaisir de vous accueillir, {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : préparation une semaine avant

Exemple complété

Objet : Votre rendez-vous du 16 octobre a lieu dans une semaine Bonjour Camille Lefèvre, Nous vous rappelons que dans une semaine, le 16 octobre à 14:00, nous vous attendons pour consultation. Le rendez-vous durera environ 2 heures. Documents à apporter : le questionnaire rempli. Vous avez besoin d'un autre horaire ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous en trouverons un ensemble. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Votre rendez-vous du {date} a lieu dans une semaine Bonjour {name}, Nous vous rappelons que dans une semaine, le {date} à {time}, nous vous attendons pour {service}. Le rendez-vous durera environ {duration}. Documents à apporter : {documents}. Vous avez besoin d'un autre horaire ? Appelez le {phone} et nous en trouverons un ensemble. Cordialement, {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : rappel pour demain

Exemple complété

Objet : Votre rendez-vous demain à 14:00 Bonjour Camille Lefèvre, Nous vous rappelons que demain, le 16 octobre à 14:00, nous vous attendons pour consultation. Lieu : 12 rue de la Paix, Lyon Vos projets ont changé ? Vous pouvez annuler ici : https://example.com/annuler. Pour déplacer le rendez-vous, appelez le 06 12 34 56 7•. À demain, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Votre rendez-vous demain à {time} Bonjour {name}, Nous vous rappelons que demain, le {date} à {time}, nous vous attendons pour {service}. Lieu : {location} Vos projets ont changé ? Vous pouvez annuler ici : {cancel_link}. Pour déplacer le rendez-vous, appelez le {phone}. À demain, {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : rappel le jour même

Exemple complété

Objet : Votre rendez-vous aujourd'hui à 14:00 Bonjour Camille Lefèvre, Aujourd'hui à 14:00, nous vous attendons pour consultation. Lieu : 12 rue de la Paix, Lyon. L’accueil se trouve au rez-de-chaussée. Vous êtes en retard ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous verrons ce qui est possible. Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Votre rendez-vous aujourd'hui à {time} Bonjour {name}, Aujourd'hui à {time}, nous vous attendons pour {service}. Lieu : {location}. {arrival_note} Vous êtes en retard ? Appelez le {phone} et nous verrons ce qui est possible. {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : nouvel horaire confirmé

Exemple complété

Objet : Nouvel horaire de votre rendez-vous : le 16 octobre à 14:00 Bonjour Camille Lefèvre, Comme vous l'avez demandé, nous avons déplacé votre rendez-vous (consultation). Nouvel horaire : le 16 octobre à 14:00 Ancien horaire : le 15 octobre à 14:00, qui n'est plus valable. Le nouvel horaire ne vous convient pas ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons une solution ensemble. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Nouvel horaire de votre rendez-vous : le {date} à {time} Bonjour {name}, Comme vous l'avez demandé, nous avons déplacé votre rendez-vous ({service}). Nouvel horaire : le {date} à {time} Ancien horaire : {old_date_time}, qui n'est plus valable. Le nouvel horaire ne vous convient pas ? Appelez le {phone} et nous trouverons une solution ensemble. Cordialement, {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : annulation confirmée

Exemple complété

Objet : Votre rendez-vous du 16 octobre est annulé Bonjour Camille Lefèvre, Comme vous l'avez demandé, nous avons annulé votre rendez-vous (consultation) du 16 octobre à 14:00. Vous n'avez rien d'autre à faire. Pour reprendre rendez-vous plus tard, appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Votre rendez-vous du {date} est annulé Bonjour {name}, Comme vous l'avez demandé, nous avons annulé votre rendez-vous ({service}) du {date} à {time}. Vous n'avez rien d'autre à faire. Pour reprendre rendez-vous plus tard, appelez le {phone}. Cordialement, {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : après un rendez-vous manqué

Exemple complété

Objet : Nous ne vous avons pas vu aujourd'hui Bonjour Camille Lefèvre, Vous aviez rendez-vous aujourd'hui à 14:00 : consultation. Nous ne vous avons pas vu et n'avons pas réussi à vous joindre. Nous espérons que tout va bien. En cas de malentendu, appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons ensemble un nouveau rendez-vous. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Nous ne vous avons pas vu aujourd'hui Bonjour {name}, Vous aviez rendez-vous aujourd'hui à {time} : {service}. Nous ne vous avons pas vu et n'avons pas réussi à vous joindre. Nous espérons que tout va bien. En cas de malentendu, appelez le {phone} et nous trouverons ensemble un nouveau rendez-vous. Cordialement, {business}

Exemples d’e-mails

E-mail : invitation à une prochaine visite

Exemple complété

Objet : Le moment de votre prochaine visite Bonjour Camille Lefèvre, Selon notre suivi, il est temps de prévoir votre prochaine visite : consultation. Votre dernière visite date du 16 avril. Vous souhaitez prendre rendez-vous ? Appelez le 06 12 34 56 7• et nous trouverons un créneau qui vous convient. Cordialement, Institut Lumière

Texte avec les champs

Objet : Le moment de votre prochaine visite Bonjour {name}, Selon notre suivi, il est temps de prévoir votre prochaine visite : {service}. Votre dernière visite date du {last_visit_date}. Vous souhaitez prendre rendez-vous ? Appelez le {phone} et nous trouverons un créneau qui vous convient. Cordialement, {business}

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Que doit contenir un rappel clair ?

Le client doit voir tout de suite qui écrit, quand et où a lieu le rendez-vous, et que faire si ses projets changent.

  • Soyez précis. Indiquez la date, l’heure et le nom de l’entreprise.
  • Proposez une seule action. Donnez un moyen d’annuler qui fonctionne ou un numéro de téléphone où quelqu’un décroche.
  • Protégez la vie privée. N’écrivez pas d’informations sensibles dont on n’a pas besoin pour reconnaître le rendez-vous.

Choisissez le moment selon l’objectif

Il n’existe pas de moment idéal pour tous les rendez-vous. Laissez au client assez de temps pour faire ce que vous lui demandez.

Confirmer

Dès la réservation

Confirmez le rendez-vous et corrigez tout de suite une erreur de date, d’heure ou de lieu.

Se préparer

Un ou deux jours avant

Laissez au client le temps de se préparer, d’annuler ou de déplacer le rendez-vous.

Venir

Peu avant le rendez-vous

Rappelez l’heure, le lieu ou le lien de connexion, sans ajouter de nouvelle demande de dernière minute.

Quel rappel envoyer, et quand ?

Ce sont des points de départ. Adaptez-les à la préparation, au canal et à vos règles d’annulation.

Message Quand Canal Pour qui
Confirmation de rendez-vous Dès la réservation SMS ou e-mail Chaque rendez-vous confirmé
Préparation Environ une semaine avant E-mail Les rendez-vous qui demandent une préparation
Rappel 24 à 48 heures avant SMS La plupart des rendez-vous
Rappel court 2 à 3 heures avant SMS Les informations d’arrivée et les rendez-vous courts
Changement Dès que le changement est confirmé SMS ou e-mail Chaque rendez-vous modifié. Avec Etisia, les rappels pas encore envoyés suivent le rendez-vous déplacé, et le client qui a déjà reçu un SMS avec l’ancien horaire reçoit la nouvelle date et la nouvelle heure.
Après un rendez-vous manqué Quand il est clair que le client n’est pas venu SMS ou e-mail Reprendre contact et fixer un nouveau rendez-vous

Comment automatiser les rappels depuis Google Agenda

Vous notez déjà vos rendez-vous dans Google Agenda ? Voici comment y ajouter des rappels automatiques.

  1. Connectez Google Agenda

    Connectez votre compte Google et choisissez l’agenda qui contient vos rendez-vous.

  2. Choisissez le texte et le moment

    Décidez des informations utiles, du moment où le client reçoit le message et de la façon de lui annoncer un changement.

  3. Vérifiez les informations du rendez-vous

    Vérifiez le numéro, le consentement de vos clients ou une autre base légale adaptée, et les informations dans Google Agenda. Ajoutez ensuite un rendez-vous de test et regardez le rappel sur votre téléphone.

Envoyez ces textes automatiquement par SMS depuis Google Agenda

Outils associés

Générateur de modèles SMS Créez dix rappels SMS adaptés à votre activité, à copier dans Etisia ou ailleurs. Calculateur de longueur de SMS Vérifiez le nombre de caractères, l’encodage et le nombre de segments SMS avant d’envoyer un rappel à vos clients.

Moins de travail manuel ?

Gagnez le temps que vous passez à copier des rappels

Laissez Etisia programmer les rappels depuis Google Agenda. Les rendez-vous restent dans votre agenda, et vous réglez le texte et l’heure d’envoi.

Voir comment Etisia envoie les rappels

La bibliothèque de modèles fonctionne seule, sans compte.

En savoir plus sur les rappels de rendez-vous

Découvrez les pages associées et nos autres outils gratuits.

Générateur de modèles SMS

Décrivez votre entreprise et le rendez-vous, et recevez cinq nouvelles propositions de texte.

Rappels par secteur

Des exemples et des conseils pour les entreprises qui travaillent sur rendez-vous.

Consentement et SMS

Ce qu’il faut vérifier avant d’écrire à un client.

Questions sur les modèles

Des réponses pratiques pour adapter, copier et envoyer les modèles.

Que mettre dans un rappel de rendez-vous ?
Indiquez le client, la date, l’heure et l’expéditeur, avec une seule prochaine étape claire. Si besoin, ajoutez le lieu ou les informations de préparation.
Quand envoyer un rappel ?
Choisissez le moment selon l’objectif. Confirmez dès la réservation, envoyez les informations de préparation à l’avance et gardez un dernier rappel bref avant l’arrivée. Testez ce qui convient à vos clients et à vos règles d’annulation.
Puis-je modifier ces modèles ?
Oui. Cliquez sur un champ surligné, saisissez la bonne valeur et appliquez-la. Quand c’est possible, choisissez une autre tonalité. Écrivez le nom comme vous vous adressez au client, par exemple Camille ou Madame Lefèvre, et évitez ç, â, ê, î, ô et û dans un SMS. Relisez tout le texte avant de le copier.
Les clients peuvent-ils répondre au rappel ?
Cela dépend de l’expéditeur. Si vous envoyez le modèle depuis votre téléphone, la réponse vous parvient. Les rappels d’Etisia partent sous le nom « Etisia » ou, sur les abonnements Pro et Team et pendant l’essai, sous le nom de votre établissement. Dans les deux cas, le client ne peut pas répondre, et Etisia n’a pas de boîte de réception pour les réponses. Indiquez un numéro de téléphone où quelqu’un décroche, ou utilisez le lien d’annulation facultatif.
Peut-on utiliser ces modèles pour des rendez-vous de santé ?
N’écrivez que ce qui sert à reconnaître le rendez-vous. N’indiquez ni diagnostic, ni acte, ni situation personnelle, et respectez les règles de votre organisation sur la confidentialité et les messages.
À quoi ressemble un rappel court ?
Par exemple : « Bonjour Camille, nous vous rappelons votre rendez-vous le 16/10 à 14:00. Besoin de changer l'horaire ? Appelez le 06 12 34 56 7•. Cordialement, Institut Lumière ». N’ajoutez que des informations vérifiées.
Quelle longueur peut avoir un SMS ?
Un SMS contient jusqu’à 160 caractères GSM-7 ou 70 caractères Unicode, et 153 ou 67 caractères par segment dans un message long. Les lettres ç, â, ê, î, ô, û, ë, ï et œ font passer le texte en Unicode, c’est pourquoi ces modèles les évitent, alors que é, è, à et ù restent en GSM-7. Certains caractères comptent double. Suivez le compteur affiché sous le texte et vérifiez la version complétée.
SMS ou e-mail : que choisir ?
Un e-mail peut contenir des consignes et des documents, un SMS convient à un rappel bref. Choisissez le canal selon l’objectif et le destinataire. Cette bibliothèque n’envoie aucun message à vos clients.
Google Agenda envoie-t-il des rappels SMS aux clients ?
Google Agenda n’envoie pas de rappels SMS à vos clients. Avec Etisia, vous pouvez en ajouter à votre agenda existant : vous choisissez l’agenda, le texte et le moment d’envoi.
Qu’écrire après un rendez-vous qui n’a pas eu lieu ?
Commencez sans reproche et proposez un moyen simple de reprendre contact. Envoyez à part l’information sur d’éventuels frais, après avoir vérifié les données du rendez-vous, les conditions et les circonstances.
Comment rédiger une confirmation de rendez-vous ?
Envoyez la confirmation dès la réservation, avec le nom du client, la prestation, la date, l’heure, le lieu et l’expéditeur. Ajoutez un numéro de téléphone pour les changements ou les annulations et, si vous le souhaitez, le lien d’annulation. Ne demandez pas de réponse par SMS : le client ne peut pas répondre aux SMS d’Etisia. Vous trouverez des exemples dans les parties « Confirmer un rendez-vous » et « Exemples d’e-mails » de cette page.

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