Etisia Appointment Reminders for Google Calendar™

Welke rechten vraagt de add-on?

Bij installatie van de add-on toont Google drie rechten. Hieronder staat wat ze betekenen:

Geen van deze drie rechten geeft de add-on toegang tot agenda-afspraken. Het paneel toont gegevens die Etisia al heeft over de herinneringen van de gebruiker. De add-on communiceert met Etisia via HTTPS met ondertekende verzoeken. De oorspronkelijke Google Agenda-gegevens worden niet via die verbinding verstuurd.

De afzonderlijke machtiging voor Etisia

De Etisia-dienst verstuurt de herinneringen, niet de add-on. Tijdens het instellen logt iedere gebruiker met Google in bij Etisia en geeft afzonderlijk toegang tot Google Agenda. Deze tweede machtiging vraagt volledige Google Agenda-toegang: https://www.googleapis.com/auth/calendar.

Etisia gebruikt die machtiging om:

• Agenda’s te tonen zodat de gebruiker kan kiezen welke gekoppeld wordt.
• Alleen afspraken in de geselecteerde agenda’s te lezen.
• Een korte status achter een afspraaktitel te zetten, zoals (SMS sent ✅) of (SMS: no number).
• Wijzigingsmeldingen te ontvangen, zodat verplaatste of verwijderde afspraken de herinnering bijwerken.
• Een afspraak bij te werken of te verwijderen wanneer de klant de optionele annuleringslink gebruikt.

Etisia leest geen niet-gekoppelde agenda’s en deelt afspraakgegevens alleen met de hieronder beschreven dienstverleners. Domeinbrede delegatie is niet nodig en wordt niet gebruikt. Iedere gebruiker geeft en herroept deze machtiging afzonderlijk.

Wat ziet de gebruiker? Google beschrijft het recht als toegang om agenda’s te bekijken, bewerken, delen en definitief verwijderen. Dat is de algemene naam van het Google-recht, niet een beschrijving van elke actie van Etisia. Etisia leest de gekozen agenda’s, voegt statussen aan afspraaktitels toe en verwerkt annuleringen. Het verwijdert of deelt de agenda’s zelf niet.

Gegevens die naar subverwerkers gaan

Voor een sms ontvangt de aanbieder voor het land van de ontvanger het telefoonnummer, de uiteindelijke berichttekst en de technische routegegevens die nodig zijn voor verzending en het afleverresultaat. Het oorspronkelijke agenda-evenement wordt niet aan de sms-aanbieder gestuurd.

De huidige aanbieders per land zijn Twilio voor de Verenigde Staten; ClickSend voor het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Australië, Oostenrijk, Spanje en Portugal; BulkGate voor Duitsland, Polen en Kroatië; en SMSAPI.si van Ms3 d.o.o. voor Slovenië. Voor iedere aanbieder geldt een verwerkersovereenkomst. Voor Nederland is nog geen aanbieder of verzendroute bevestigd. Het privacybeleid beschrijft de gegevens, bewaartermijnen en grondslagen.

Om de klant bij een afspraak te herkennen, stuurt Etisia de titel en, als die niet genoeg is, de beschrijving, locatie en namen van deelnemers naar een taalmodel via OpenRouter. Dat stuurt het verzoek door naar Google, Anthropic of OpenAI. OpenAI wordt ook rechtstreeks als terugvaloptie gebruikt. De uitkomst dient om het bericht te adresseren. Etisia gebruikt agendagegevens niet om AI-modellen te trainen.

De Etisia-app draait op servers van DigitalOcean. Foutmeldingen en operationele waarschuwingen kunnen afspraaktitels bevatten en worden verwerkt via Sentry en Slack.

Bewaren, exporteren en verwijderen

Klantnummers en berichtgegevens worden bewaard zolang het bedrijf een actief account heeft en de klant niet is afgemeld. Via de profielpagina kunnen gebruikers een export aanvragen en hun account verwijderen. Een code per e-mail bevestigt de verwijdering, die daarna direct wordt uitgevoerd. Afmeldingen blijven als eenrichtingshash bewaard om te voorkomen dat een afgemeld nummer opnieuw wordt benaderd. Lees de volledige uitleg over gegevens verwijderen en toegang intrekken.

Installeren voor je organisatie

Installatie door de beheerder. Open in de Google-beheerdersconsole de Google Workspace Marketplace-apps, voeg een app toe en zoek Etisia Appointment Reminders for Google Calendar™. Kies de organisatie-eenheden die de app krijgen. Gebruikers zien het paneel dan in Google Agenda op het web. Iedere gebruiker doorloopt nog wel de afzonderlijke Etisia-aanmelding en agendakoppeling. Dit maakt Nederlandse registratie niet beschikbaar.

Gebruikers zelf laten installeren. Sta in de instellingen voor Marketplace-apps installatie door gebruikers toe, of voeg Etisia toe aan de lijst met toegestane apps als je installaties beperkt.

Verwijderen. Verwijder de app voor de betreffende organisatie-eenheden via hetzelfde appbeheer. Daarmee vervallen de drie add-onrechten. De afzonderlijke agendamachtiging is per gebruiker: die wordt ingetrokken via de Google-accountinstellingen of met hulp van Etisia.

Waar werkt de add-on? In Google Agenda op het web. Op een telefoon gebruik je het Etisia-webdashboard om herinneringen te beheren.

Servicestatus en ondersteuning

• Bekijk de servicestatus.
• Neem contact op via de contactpagina of [email protected]. Afleverincidenten worden doorgaans binnen enkele uren beantwoord.
• Een niet-verstuurde herinnering krijgt een status bij de afspraak. Vanuit de verzendgeschiedenis kun je met Report issue een melding bij precies dat bericht maken. De app is nog niet in het Nederlands beschikbaar.

Beveiliging

• De add-on draait op Google Cloud Run en communiceert met Etisia via HTTPS met ondertekende verzoeken die één keer bruikbaar zijn.
• Google-tokens worden versleuteld op de server opgeslagen en niet aan het add-onpaneel blootgesteld.
• De drie add-onrechten staan vast. Een wijziging vereist een nieuwe Google-beoordeling en wordt aangekondigd.

Google Calendar™ en het Google Calendar-logo zijn handelsmerken van Google LLC.