18 sms-voorbeelden voor afspraakherinneringen in je salon
Duidelijke berichten voor afspraken, voorbereiding en wijzigingen. Pas deze 18 voorbeelden aan je salon aan en kies een verzendmoment dat bij de behandeling past.
Een lege stoel, een vergeten kleurafspraak of een avond handmatig berichten typen kost tijd die je liever aan klanten besteedt. Een bruikbare salonherinnering is snel te begrijpen en maakt duidelijk wat de klant moet doen.
Hieronder vind je achttien voorbeelden voor bevestigingen, herinneringen, voorbereiding, wijzigingen, annuleringen en vervolgcontact. Vul alle gegevens in en controleer of je verzendmiddel de beschreven handeling ondersteunt. De voorbeelden zijn geen lijst van functies die Etisia automatisch uitvoert.
Wat hoort er in een salonherinnering?
Een klant moet de afspraak herkennen zonder oude gesprekken te doorzoeken. Noem de salon, de datum en tijd en een werkende route voor wijzigingen. Voeg de behandeling, medewerker of locatie alleen toe als dat helpt.
- Afzender: zet de naam van je salon, kapperszaak of studio in het bericht.
- Afspraak: schrijf de datum en tijd duidelijk op.
- Behandeling: gebruik zo nodig een neutrale omschrijving.
- Locatie: noem de vestiging of ingang als daar verwarring over kan ontstaan.
- Contact: geef een telefoonnummer dat je bijhoudt of een werkende annuleringsroute.
In de bredere bibliotheek met afspraakherinneringen vind je ook voorbeelden voor andere beroepen.
Wanneer stuur je welk bericht?
Direct na het boeken: gegevens bevestigen
Een bevestiging is handig na een telefoongesprek of een afspraak aan de balie. De klant kan controleren of dag, tijd en behandeling kloppen. Schrijf dat de afspraak is vastgelegd. Vraag niet om een sms-antwoord als je systeem daar niets mee doet.
Twee of drie dagen vooraf: voorbereiding en wijzigingen
Een vroege herinnering kan passen bij een lange kleuring, extensions of een behandeling met voorbereiding. De klant heeft tijd om instructies te volgen of te bellen. Jij hebt meer ruimte om een vrijgekomen plek in te vullen. Kies het moment op basis van je behandeling en voorwaarden.
Ongeveer een dag vooraf: de belangrijkste herinnering
Voor een gewone afspraak is de dag ervoor een praktisch beginpunt. Het moment ligt dichtbij genoeg om relevant te zijn en laat nog ruimte voor een wijziging. Het is geen universeel beste verzendmoment.
Op de dag zelf: alleen als het iets toevoegt
Denk aan een moeilijk te vinden ingang, een lange reis of een belangrijke aankomsttijd. Stuur niet automatisch hetzelfde bericht nog een keer. Bekijk ook de gidsen voor kappers en schoonheidssalons.
18 sms-voorbeelden om te kopiëren
Vervang ieder invulveld vóór het versturen. De uiteindelijke lengte hangt af van namen, telefoonnummers, links en tekencodering. De voorbereidingsinstructie moet van jouw salon komen; gebruik geen algemeen voorbeeld als behandeladvies.
1. Kort en duidelijk
Direct nadat de afspraak in de agenda is gezet.
Hoi [Voornaam], je afspraak bij [Salonnaam] staat op [Datum] om [Tijd]. Wil je iets wijzigen? Bel [Telefoonnummer].
2. Met de behandeling
Als klanten verschillende behandelingen kunnen boeken.
Hoi [Voornaam], je afspraak voor [Behandeling] bij [Salonnaam] staat op [Datum] om [Tijd]. Voor wijzigingen: [Telefoonnummer].
3. Met de medewerker
Als de gekozen kapper of behandelaar belangrijk is.
Hoi [Voornaam], je afspraak voor [Behandeling] bij [Medewerker] van [Salonnaam] is op [Datum] om [Tijd]. Voor wijzigingen: [Telefoonnummer].
4. Eerste bezoek
Als een nieuwe klant extra tijd nodig heeft om de salon te vinden.
Hoi [Voornaam], we zien je graag voor je eerste bezoek aan [Salonnaam] op [Datum] om [Tijd]. Kom alsjeblieft 5 minuten eerder. Voor wijzigingen: [Telefoonnummer].
5. Een langere behandeling
Bij kleuren, extensions of een behandeling die meerdere uren duurt.
Hoi [Voornaam], je afspraak voor [Behandeling] op [Datum] om [Tijd] duurt ongeveer [Duur]. Houd daar rekening mee in je planning. Voor wijzigingen: [Telefoonnummer]. [Salonnaam]
6. Een vroege herinnering
Als je voldoende ruimte wilt laten om een afspraak te wijzigen.
Hoi [Voornaam], een herinnering aan je afspraak voor [Behandeling] bij [Salonnaam] op [Datum] om [Tijd]. Voor wijzigingen: [Telefoonnummer].
7. De dag ervoor
Als standaard voor de meeste salonafspraken.
Hoi [Voornaam], morgen om [Tijd] heb je een afspraak voor [Behandeling] bij [Salonnaam]. Wil je iets wijzigen? Bel [Telefoonnummer].
8. Morgen naar de kapper
Voor een gewone knipafspraak.
Hoi [Voornaam], je knipafspraak bij [Salonnaam] is morgen om [Tijd]. Tot dan! Voor wijzigingen: [Telefoonnummer].
9. Voorbereiding op kleuren
Als één korte, passende instructie nodig is.
Hoi [Voornaam], je kleurafspraak bij [Salonnaam] is morgen om [Tijd]. Denk vooraf aan: [Voorbereiding]. Vragen of wijzigingen: [Telefoonnummer].
10. Voorbereiding op een behandeling
Als de klant de instructies van jouw salon moet volgen.
Hoi [Voornaam], je afspraak voor [Behandeling] is morgen om [Tijd]. Voor je bezoek: [Voorbereiding]. Vragen of wijzigingen: [Telefoonnummer]. [Salonnaam]
11. In de ochtend
Als een extra bericht op de dag zelf echt iets toevoegt.
Goedemorgen [Voornaam], je afspraak bij [Salonnaam] is vandaag om [Tijd]. We zien je graag. Voor wijzigingen: [Telefoonnummer].
12. Twee uur van tevoren
Als te laat komen de rest van de planning verstoort.
Hoi [Voornaam], je afspraak voor [Behandeling] bij [Salonnaam] begint over twee uur. Tot zo. Ben je vertraagd? Bel [Telefoonnummer].
13. Een nieuwe tijd bevestigd
Pas nadat de nieuwe afspraak is afgesproken en vastgelegd.
Hoi [Voornaam], je afspraak is verplaatst naar [Nieuwe datum] om [Nieuwe tijd]. De vorige afspraak vervalt. [Salonnaam]
14. De salon moet verplaatsen
Als de oorspronkelijke afspraak vervalt en de klant moet bellen.
Hoi [Voornaam], helaas moeten we je afspraak op [Datum] om [Tijd] verplaatsen. Die afspraak vervalt. Bel [Telefoonnummer] om een nieuwe tijd af te spreken. [Salonnaam]
15. Annulering bevestigd
Nadat de gevraagde annulering is verwerkt.
Hoi [Voornaam], je afspraak op [Datum] om [Tijd] bij [Salonnaam] is op jouw verzoek geannuleerd. Een nieuwe afspraak maken? Bel [Telefoonnummer].
16. Na een gemiste afspraak
Voor een vriendelijk bericht zonder verwijt.
Hoi [Voornaam], we hebben je vandaag gemist bij [Salonnaam]. Wil je een andere afspraak maken? Bel ons op [Telefoonnummer].
17. Uitnodiging voor een volgend bezoek
Dit vraagt om een nieuwe boeking en is geen herinnering aan een bestaande afspraak. Controleer afzonderlijk of je dit bericht mag sturen.
Hoi [Voornaam], is het weer tijd voor [Behandeling]? Voor een afspraak bij [Salonnaam] kun je bellen naar [Telefoonnummer].
18. Een plek voor de wachtlijst
Alleen voor mensen die passende wachtlijstberichten verwachten. De plek is nog niet voor hen gereserveerd.
Hoi [Voornaam], bij [Salonnaam] is een plek vrij voor [Behandeling] op [Datum] om [Tijd]. Wie het eerst boekt, krijgt de plek; er is nog niets gereserveerd. Bel vóór [Uiterste tijd] naar [Telefoonnummer].
Waarom een sms soms meer dan één berichtdeel gebruikt
Een enkel sms-segment met het GSM-7-alfabet kan maximaal 160 septetten bevatten. Bij Unicode is dat doorgaans 70 code-eenheden. Voor langere berichten is de ruimte per deel lager, omdat gegevens nodig zijn om de delen weer samen te voegen.
Niet ieder zichtbaar teken telt hetzelfde. De ETSI-specificatie van het GSM-alfabet beschrijft ook een uitbreidingstabel. Tekens zoals vierkante haken gebruiken daarin extra ruimte. Emoji, bepaalde aanhalingstekens en lange streepjes kunnen Unicode veroorzaken.
Controleer daarom het ingevulde bericht, inclusief een eventuele annuleringslink. De sms-lengtecalculator laat de gedetecteerde codering en het aantal segmenten zien. Alleen een kort voorbeeld in de editor zegt nog niet hoeveel de uiteindelijke sms gebruikt.
Veelgemaakte fouten
De klant weet niet van wie het bericht komt
‘Je afspraak is morgen’ is te vaag. Noem je bedrijfsnaam, ook als je denkt dat de klant je nummer heeft opgeslagen.
Er ontbreekt een route voor wijzigingen
Een herinnering zonder bruikbaar contactpunt laat de klant vastlopen. Etisia verstuurt eenrichtingsherinneringen. Vermeld daarom een telefoonnummer of gebruik de optionele annuleringslink; vraag niet om een antwoord op de sms.
Eén laat bericht moet alles oplossen
Een lange behandeling kan eerder om voorbereiding vragen. Geef ieder bericht een eigen doel in plaats van dezelfde tekst steeds te herhalen.
De toon is onnodig streng
‘BELANGRIJK, NIET VERGETEN’ voegt weinig toe. Een rustige, herkenbare tekst maakt de gegevens beter leesbaar en past beter bij een goede klantrelatie.
De melding onthult te veel
Een sms kan op een vergrendeld scherm verschijnen. Laat gevoelige of persoonlijke behandelgegevens weg wanneer ze niet nodig zijn om de afspraak te herkennen.
Houd afspraakberichten en aanbiedingen uit elkaar
Een herinnering aan een bestaande afspraak heeft een ander doel dan korting aanbieden of iemand vragen een nieuwe behandeling te boeken. Voeg niet ongemerkt promotie toe aan een servicebericht.
Vertel bij het verzamelen van het telefoonnummer waarvoor je het gebruikt. Beperk persoonsgegevens in het bericht en beoordeel bewaartermijnen en de partijen die gegevens verwerken. De passende grondslag hangt af van het concrete gebruik; de AVG biedt daarvoor het algemene kader.
De voorbeelden voor heractivatie en de wachtlijst vragen een aparte beoordeling. Ze zijn niet automatisch toegestaan omdat je al een klantrelatie of telefoonnummer hebt. Laat de regels voor jouw situatie controleren voordat je dit soort berichten inzet.
Herinneringen aan Google Agenda koppelen
In ondersteunde markten kan Etisia de afspraken in je Google-agenda gebruiken. Je kiest de agenda, zorgt dat de klantnummers gevonden kunnen worden, stelt de tekst en tijden in en controleert de werking met een test.
Je team blijft daarna afspraken in dezelfde agenda bijhouden. De sms-herinnering is eenrichtingsverkeer. Een optionele beveiligde link kan een annuleringsroute toevoegen; voor vragen, verplaatsen en andere uitzonderingen blijft een bereikbaar contactkanaal nodig.
Lees het stappenplan voor Google Agenda. De Nederlandse website is een contactgerichte voorbereiding; vraag naar de beschikbaarheid in Nederland.
Veelgestelde vragen
Hoeveel herinneringen zijn genoeg?
Begin eenvoudig. Een bevestiging en een bruikbare herinnering kunnen volstaan. Voeg alleen een extra bericht toe als de behandeling of je eigen gegevens daar aanleiding toe geven.
Kan ik beter sms of e-mail gebruiken?
Sms past bij korte, tijdgebonden gegevens. E-mail biedt meer ruimte voor formulieren en uitgebreide instructies. Bekijk wat je klanten al ontvangen en welke informatie alsnog wordt gemist.
Moet de behandeling in het bericht staan?
Alleen als dat helpt en niet onnodig persoonlijk is. Een neutraal ‘afspraak’ kan genoeg zijn.
Moet de klant antwoorden op de herinnering?
Niet bij Etisia. Vermeld een bereikbaar telefoonnummer voor wijzigingen of gebruik, wanneer ingeschakeld, de annuleringslink. Schrijf geen bevestigingsopdracht die het systeem niet kan verwerken.
Kies de voorbeelden die bij je salon passen, controleer het volledige bericht en bekijk daarna wat er in je planning verandert. Een duidelijke herinnering doet één taak goed.
Gerelateerde artikelen
Automatische afspraakherinneringen via WhatsApp: hoe werkt het?
WhatsApp-herinneringen zijn mogelijk, maar bereik en toestemming bepalen wie je ermee kunt bereiken. Bekijk de stappen, kostenfactoren en alternatieven.
De valkuilen van een boekingssysteem voor je salon
Klanten zelf laten boeken scheelt telefoontjes, maar past niet altijd bij het ritme van je salon. Kijk eerst of je nieuwe boekingen wilt regelen of bestaande afspraken beter wilt herinneren.
Minder no-shows bij afspraken in Google Agenda
Je eigen agendamelding bereikt niet vanzelf je klant. Bekijk hoe je die stap in je afsprakenproces aanvult, met duidelijke berichten en een werkende annuleringsroute.
Handige tools en uitleg
Lees verder met de rekenhulpen, onderzoeksresultaten, vergelijkingen en gidsen die bij dit artikel passen.
Voorbeelden van afspraakherinneringen
Pas een bericht aan voor je beroep en het moment van verzenden.
Sms-voorbeeld maken
Maak een eerste tekst voor je afspraakherinnering.
Sms-lengte berekenen
Controleer de tekens, codering en het aantal sms-segmenten.
Sms toevoegen aan Google Agenda
Bekijk hoe je agenda, klantgegevens en herinneringsmomenten samenkomen.
Sms-herinneringen voor schoonheidssalons
Bereid herinneringen voor behandelingen en verzorgingsafspraken voor.
Sms-herinneringen voor kappers
Herinner klanten aan hun gereserveerde tijd in je salon.