Ko e-poštni opomniki za termine niso dovolj

Večina brezplačnih orodij za rezervacije povsem dobro poskrbi za opomnike.

Stranka rezervira termin, ta se pojavi v Google koledarju, orodje pa pošlje potrditveno e-pošto. Veliko orodij dan prej pošlje še eno e-poštno sporočilo.

Za marsikatero malo podjetje je to dovolj.

Težava se začne, ko se e-poštni opomniki pošiljajo, stranke pa termine še vedno pozabljajo. Preveriš termin in vidiš, da je bil opomnik poslan. Stranka pozneje pokliče in pove, da ga je opazila šele po terminu.

Ni nujno, da je šlo karkoli narobe. Orodje je poslalo sporočilo, ki bi ga moralo poslati. Stranka ga preprosto ni videla takrat, ko je bilo pomembno.

Takrat lahko pomaga SMS-opomnik za termin. Ne kot zamenjava za e-pošto in ne kot razlog, da zavržeš brezplačno orodje, ki že deluje. Doda le kratko sporočilo, ki ga stranka tik pred terminom prejme na številko, ki ti jo je dala.

Brezplačni opomnik je verjetno opravil svojo nalogo

Ko je e-poštni opomnik uspešno poslan, je orodje za rezervacije opravilo svoj del naloge.

E-pošta lahko vsebuje pravilen datum in uro. Prispe lahko natanko 24 ur pred terminom. Nadzorna plošča lahko pokaže, da je bila dostavljena.

To pa še vedno ne pove, ali jo je stranka opazila pred terminom.

Opomnik morda čaka pod potrditvijo naročila, obvestilom o dostavi, več e-novicami in službenim sporočilom. Stranka ta nabiralnik morda preveri le enkrat ali dvakrat na dan. Opomnik lahko nazadnje vidi — le ne pred časom, ki si ga rezerviral zanjo.

To ne pomeni, da je e-pošta slab kanal za opomnike. Pomeni le, da obstaja razlika med pošiljanjem podatkov o terminu in tem, da tik pred terminom pritegneš pozornost stranke.

E-pošta je dobra pri prvi nalogi. SMS pogosto pomaga pri drugi.

Najprej preveri, kdo opomnik dejansko pošilja

Običajni dogodki v Google koledarju, razporedi sestankov in orodja za rezervacije drugih ponudnikov opomnike obravnavajo različno. Ko se termin pojavi v tvojem koledarju, so lahko vse tri postavitve videti skoraj enako.

Običajen dogodek v Google koledarju

Ko ustvariš običajen dogodek v Google koledarju in dodaš obvestilo, je to obvestilo navadno namenjeno tebi.

Če stranko dodaš kot gosta, še ne nadzoruješ vseh opomnikov, ki jih prejema. Google pojasnjuje, da tvojih nastavitev obvestil za dogodek ne deli z gosti Google koledarja. Gostje prejemajo opomnike glede na lastne nastavitve Koledarja.

Stranka, ki je termin rezervirala po telefonu, morda sploh ni dodana kot gost. V tem primeru je lahko termin v tvojem koledarju popolnoma urejen, stranka pa od Google koledarja ne prejme ničesar.

Razpored sestankov v Google koledarju

Razporedi sestankov v Google koledarju delujejo drugače. Ko stranka rezervira termin prek strani za rezervacije, ji lahko Google pošlje potrditveno e-pošto in pozneje še e-poštne opomnike.

Google trenutno omogoča do pet e-poštnih opomnikov za posamezen razpored sestankov, vendar besedila teh opomnikov ni mogoče prilagoditi.

V tej postavitvi stranka res prejema e-poštne opomnike. Težava ni v tem, da jih Google ni poslal. Težava je, da lahko stranka e-pošto še vedno spregleda.

Orodje za rezervacije, povezano z Google koledarjem

Veliko brezplačnih in cenovno dostopnih orodij za rezervacije prav tako ustvari dogodek v Google koledarju ter pošilja svojo e-pošto.

Tako verjetno deluje tudi tvoja trenutna nastavitev.

Orodje za rezervacije sprejme termin. Google koledar hrani urnik. Stranka prejme potrditveno e-pošto in morda še eno sporočilo pred terminom.

To je uporabna postavitev. Ni je treba zamenjati samo zato, ker obstaja še ena programska rešitev.

Vprašanje je, ali e-poštni opomnik pri tvojih strankah naredi dovolj.

E-pošta naj vsebuje podrobnosti. SMS naj opomni.

E-pošta o terminu je uporabna, ker ima dovolj prostora za informacije, ki jih bo stranka morda potrebovala pozneje.

E-pošta lahko vsebuje:

• navodila za pripravo;
• uvodni obrazec;
• informacije o parkiranju ali prihodu;
• tvoja pravila odpovedi;
• zemljevid;
• podatke o plačilu;
• račun;
• daljše pojasnilo, kaj lahko stranka pričakuje.

Takšne informacije sodijo tja, kjer jih lahko stranka poišče in znova odpre.

SMS ima manjšo nalogo. Lahko se glasi:

Stranki ni treba iskati stare e-pošte, odpirati aplikacije ali se prijaviti v portal za rezervacije. Prejme običajen SMS z informacijami, ki jih potrebuje v tistem trenutku: imenom podjetja, datumom, uro in preprostim načinom za odpoved.

Smiseln potek opomnikov lahko vključuje oba kanala:

1. E-pošta potrdi rezervacijo in vsebuje podrobnosti.
2. SMS stranko spomni, naj pride.
3. Drugi SMS na dan termina lahko uporabiš, kadar res pomaga.

Ne gre za tekmovanje med e-pošto in SMS-om, v katerem mora eden zmagati. Rešujeta različna dela iste težave.

Kje se večina brezplačnih vodičev konča prezgodaj

Običajen brezplačen vodič pokaže, kako obrazec za rezervacije povežeš z Google koledarjem in vključiš e-poštne opomnike.

To je koristno. A tam se vodič navadno konča.

Ne zajame vedno tega, kar se zgodi, ko redna stranka naslednji termin rezervira, še preden odide od pulta. Ali ko nekdo rezervira po telefonu, WhatsAppu, Instagramu ali e-pošti. Glede na izbrano orodje ročno dodani termini morda ne vstopijo v isti potek opomnikov kot termini, rezervirani prek njegove strani za rezervacije.

Mala storitvena podjetja rezervacije redko sprejemajo po eni sami poti.

Nekdo pokliče med kosilom. Redna stranka pošlje sporočilo. Druga rezervira prek spleta. Nekdo drug pred odhodom prosi za isti čas naslednji mesec.

Ti termini lahko nastanejo na različnih mestih, vendar navadno končajo na istem mestu: v tvojem koledarju.

Zato je Google koledar smiselna stična točka. Ko je termin enkrat v njem, opomnik ne sme biti odvisen od tega, kako je stranka prvotno rezervirala.

Nastavitev opomnikov, ki zajame vsako rezervacijo

Postavitev ni nujno zapletena:

Z Etisio povežeš Google koledar, v katerem že vodiš termine. Termine dodajaj kot doslej, skupaj s telefonsko številko stranke ali shranjenim stikom. Etisia nato ob izbranem času pošlje SMS-opomnik.

Termin se je lahko začel s telefonskim klicem, spletnim obrazcem, e-pošto, sporočilom na WhatsAppu ali pogovorom v živo. Stranki ni treba uporabiti določene strani za rezervacije in ni ji treba ničesar namestiti.

Običajna postavitev je en SMS približno 24 ur pred terminom. Nekatera podjetja uporabijo še kratek opomnik na isti dan. Tihe ure preprečijo pošiljanje ob neprimernih časih.

Tvoje obstoječe orodje za rezervacije lahko še naprej pošilja svoja e-poštna sporočila. Etisii ni treba prevzeti rezervacij.

Etisia poskrbi za opomnike, takoj ko je termin v Google koledarju. Celotna postavitev je opisana v vodniku za dodajanje SMS-opomnikov v Google koledar.

Olajšaj odpoved brez odpiranja še enega nabiralnika

Nekateri sistemi za SMS-opomnike predstavijo DA kot ključno besedo za potrditev in NE kot ključno besedo za odpoved.

To zveni urejeno, dokler stranke ne začnejo odgovarjati kot običajni ljudje:

• Ali lahko pridem 20 minut pozneje?
• Ali je v bližini parkirišče?
• Lahko prestavimo na naslednji četrtek?
• Še ne vem, ali mi bo uspelo priti.

Ko opomnik vabi k odgovoru, mora nekdo te odgovore spremljati. Stranke upravičeno domnevajo, da je nekdo prebral njihovo sporočilo. Preprosta številka za opomnike postopoma postane še en nabiralnik za podporo strankam.

Etisia izbere ožji pristop. SMS lahko vsebuje varno povezavo za odpoved. Stranka jo odpre, potrdi odpoved, Etisia pa posodobi pravi termin v Google koledarju in obvesti podjetje.

Vprašanja in neobičajne spremembe lahko še vedno pridejo prek telefonske številke ali nabiralnika, ki ga tvoje podjetje že spremlja.

Zato Etisia poteka opomnikov ne gradi okoli odprtih odgovorov. Celotno razlago najdeš v članku Zakaj za opomnike za termine ne uporabljamo dvosmernih SMS-sporočil.

V Sloveniji odgovori na SMS niso podprti; za odjavo stranka uporabi povezavo v sporočilu.

Kdaj je smiselno začeti plačevati za SMS

Če e-poštni opomniki delujejo in so izostanki redki, ostani pri brezplačni postavitvi.

Resno.

Nobene nagrade ni za to, da podjetju dodaš še eno naročnino, ki je ne potrebuje. Etisia si mora svoje mesto prislužiti tako, da reši težavo, ki te že stane več od programske opreme.

Izračun je preprost:

Uporabi vrednost, ki ostane po neposrednih stroških, ne kar celotne cene termina.

Denimo:

• Termin stane 70 €.
• Izdelki, stroški plačil in drugi neposredni stroški znašajo 10 €.
• Izveden termin je zato vreden približno 60 €.
• SMS-opomniki stanejo 20 € na mesec.

Izračun:

20 € ÷ 60 € = približno 0,33 termina na mesec

To pomeni, da bi nastavitev opomnikov pokrila svoj strošek, če bi približno vsake tri mesece preprečila izgubo enega termina v vrednosti 60 €.

Pri Etisijini trenutni ceni paketa Starter za Slovenijo, ki ob letnem obračunu znaša 20 € na mesec brez DDV, paket vključuje 100 SMS-sporočil.

Enak izračun za nekaj različnih vrednosti termina:

To ni obljuba, da bo SMS preprečil določeno število izostankov.

Ne more preprečiti nujnega primera. Prav tako zaradi njega ne bo vsaka stranka postala bolj organizirana. Nekatere bodo termin še vedno pozabile, nekatere odpovedi pa bodo prišle prepozno, da bi lahko zapolnil prosti termin.

Izračun pokaže le, kako majhno izboljšanje zadostuje.

Če je en termin vreden 100 €, Etisii ni treba vsak teden rešiti več terminov. En dodaten izveden termin približno vsakih pet mesecev bi v tem primeru pokril naročnino Starter.

To je veliko uporabnejši način za primerjavo plačljivih SMS-ov z brezplačno e-pošto kot trditev, da e-poštni opomniki ne delujejo.

Delujejo. Vprašanje je, ali pri tvojem urniku delujejo dovolj pogosto.

Pomembnih je tudi nekaj dolgočasnih podrobnosti

Ni treba, da je dober SMS-opomnik za termin domiseln.

Vključi ime podjetja, datum in uro. Sporočilo naj bo kratko. Vanj ne dodajaj nepotrebnih osebnih, zdravstvenih ali drugih občutljivih podatkov. Če potrebuješ izhodišče, uporabi te predloge opomnikov za termine.

Opomnike pošiljaj ob primernih urah. Tihe ure naj bodo del sistema, ne nekaj, na kar moraš misliti vsak večer.

Uporabi telefonsko številko, ki jo je stranka posredovala za komunikacijo o terminu, in upoštevaj odjave. V Sloveniji se stranka odjavi prek povezave v sporočilu; Etisia nato na to številko ne pošilja več opomnikov.

Prav tako je bolje, da procesa ne gradiš okoli osebnega telefona.

Ročno pošiljanje SMS-ov deluje, ko imaš le nekaj terminov in se vsak dan spomniš nanje. Manj zanesljivo postane, ko se obseg dela poveča, dostop potrebuje drug član ekipe, se termin spremeni ali si vzameš nekaj dni dopusta.

Sistem za opomnike bi moral delovati naprej, ne da bi bil odvisen od ene osebe, ki se mora spomniti odpreti jutrišnji koledar in ročno poslati vsako sporočilo.

Obdrži brezplačno orodje. Dodaj, kar mu manjka.

Tvoje orodje za rezervacije lahko še naprej sprejema termine.

Še naprej lahko pošilja potrditveno e-pošto, navodila za pripravo in pravila.

Google koledar lahko ostane mesto, kjer vodiš svoj dan.

Etisia pred terminom doda kratek SMS-opomnik z izbirno povezavo za odpoved. Strank ti ni treba preseliti v drug portal za rezervacije ali zamenjati načina dela, ki že deluje.

Ne plačuješ za ponovno postavitev koledarja.

Stranki daješ še eno priložnost, da opazi termin, preden rezervirani čas ostane neizkoriščen.

Pogosta vprašanja

Ali brezplačni e-poštni opomniki za termine zadostujejo?

Lahko zadostujejo. Če stranke opazijo e-pošto in so izostanki redki, morda ni razloga za dodajanje SMS-a. SMS postane uporaben, ko se opomniki uspešno pošiljajo, stranke pa še vedno pravijo, da jih pred terminom niso videle.

Ali Google koledar strankam pošilja e-poštne opomnike?

Odvisno je od tega, kako je bil termin ustvarjen. Običajen dogodek v Google koledarju uporablja predvsem nastavitve obvestil posamezne osebe. Razpored sestankov v Google koledarju lahko osebi, ki je rezervirala, pošlje potrditveno e-pošto in e-poštne opomnike. Svoja e-poštna sporočila lahko pošilja tudi orodje za rezervacije drugega ponudnika.

Ali naj pošljem e-pošto in SMS?

Pogosto da. E-pošto uporabi za informacije, ki jih bo stranka morda želela shraniti, na primer obrazce, navodila za pot in pripravo. SMS uporabi za kratek opomnik tik pred terminom.

Kdaj naj pošljem SMS-opomnik za termin?

Približno 24 ur pred terminom je praktično izhodišče. Opomnik na isti dan lahko pomaga tudi pri terminih, rezerviranih daleč vnaprej, ali podjetjih, katerih stranke pogosto pozabijo prav na dan obiska. Pravi čas je odvisen od tega, koliko vnaprej stranke rezervirajo in koliko časa potrebuješ, da zapolniš odpovedani termin.

Ali morajo stranke odgovoriti na SMS?

Ne. Etisia uporablja enosmerne opomnike za termine. Stranke lahko namesto odgovora na sporočilo termin odpovejo prek varne povezave za odpoved. Za odjavo od prihodnjih opomnikov uporabijo povezavo v sporočilu; na SMS ni mogoče odgovoriti.

Kako vem, ali se Etisia splača?

Poglej svoje termine. Izračunaj vrednost enega izvedenega termina po neposrednih stroških, nato pa mesečni strošek opomnikov deli s tem zneskom. Tako dobiš število dodatnih izvedenih terminov, potrebnih za pokritje stroška.