Kako zmanjšati neprihode, ko termine vodiš v Google koledarju

Večina neprihodov se zgodi iz precej dolgočasnega razloga: stranka je pozabila. Ni dramatične zgodbe. Ni velikega konflikta v urniku. Samo ni se spomnila, nihče pa je ni pravočasno opomnil.

Če urnik vodiš v Google koledarju, loči svoja obvestila od sporočil strankam. E-pošta, obvestila na telefonu in opozorila v brskalniku so odvisni od nastavitev posameznega uporabnika. Tvoji osebni opomniki stranki ne pošljejo SMS-a.

Če stranko naročiš po telefonu in je ne dodaš kot gosta, dogodek v tvojem koledarju še ne pomeni, da bo stranka dobila opomnik. Najprej preveri, od kod prihajajo obstoječa sporočila, nato pa po potrebi dodaj SMS.

Osebna obvestila niso isto kot SMS-opomniki strankam

Pri običajnem dogodku ima vsak uporabnik svoje nastavitve obvestil. Tvoj opomnik se ne spremeni samodejno v SMS za stranko. Googlov razpored sestankov pa lahko stranki pošlje potrditveno e-pošto in, odvisno od naročnine, e-poštni opomnik.

To preseneti več ljudi, kot bi pričakoval. Če iščeš "Google Calendar reminders", večina rezultatov razlaga, kako nastaviš obvestila zase. Koristno, če ti pozabljaš sestanke. Ne pomaga pa, ko so stranke tiste, ki ne pridejo.

Google je včasih imel možnost SMS obvestil, vendar jo je ukinil januarja 2019. Tudi ko je obstajala, je SMS poslala samo lastniku koledarja, nikoli stranki. Danes za SMS-opomnike strankam potrebuješ dodatno storitev, kot je Etisia.

Kaj neprihode dejansko zmanjša

Najbolj učinkovita stvar je preprosta: pred terminom pošlji SMS na telefon stranke. To potrjujejo praktično vse raziskave o udeležbi na terminih, enako pa vidimo tudi v praksi.

SMS sporočila ljudje opazijo. SMS se prikaže na zaklenjenem zaslonu telefona, ki ga ima stranka pri sebi, Cochranov pregled pa je pokazal, da SMS opomniki povečajo udeležbo v primerjavi s stanjem brez opomnikov (Gurol-Urganci in sod., 2013). E-poštni opomniki lahko delujejo, vendar jih je veliko lažje spregledati, posebej na telefonu, kjer se neprebrana obvestila hitro naberejo.

Čas pošiljanja je pomembnejši, kot večina misli. Dobro deluje:

• 24 ur prej - stranka ima čas odpovedati, ti pa imaš čas zapolniti termin
• 1 uro prej - zadnji kratek opomnik, ki ujame pozabljivost tik pred terminom

Ta kombinacija dveh opomnikov je najpogostejša pri podjetjih, ki neprihode jemljejo resno. Lahko greš bolj natančno z nastavitvijo časa opomnikov, vendar 24 ur + 1 ura pokrije večino primerov.

Pomaga še nekaj: povezava za odpoved v SMS-u. Stranke, ki lahko enostavno odpovejo, manj pogosto kar izginejo. Ko odpovejo, Etisia termin izbriše iz Google koledarja in ti pošlje e-pošto, dokler je še čas, da rezerviraš koga drugega.

Kako to nastaviš brez spremembe načina naročanja

Ne potrebuješ novega sistema za naročanje. Ni ti treba preurediti celotnega procesa. Če termini že končajo v Google koledarju, ne glede na to, ali stranke naročaš po telefonu, SMS-u, zasebnem sporočilu, v živo ali prek spletnega obrazca, lahko nad obstoječi urnik dodaš samodejne SMS opomnike za termine.

Etisia se poveže s tvojim Google koledarjem in bere termine, ki so že tam. Ko najde prihajajoč termin z imenom stranke, ki ga lahko poveže s telefonsko številko, samodejno pošlje opomnik.

Celotna nastavitev traja manj kot minuto: povežeš koledar, izbereš SMS predlogo, nastaviš čas pošiljanja in poskrbiš, da so telefonske številke strank v kontaktih ali vključene v podatke termina. Nato sistem teče sam. Če želiš videti, kako izgleda, je tukaj 45-sekundni prikaz nastavitve.

Če te skrbi, da bi moral/a spremeniti svoj potek dela, ga verjetno ne rabiš. Zato smo napisali cel vodič o tem, kako obdržiš Google koledar točno tak, kot je, in mu dodaš SMS opomnike.

Kako izgledajo številke

Povprečna stopnja neprihodov pri podjetjih, ki delajo s termini, je nekje med 10 % in 30 %, odvisno od panoge. V zdravstvu je pogosto višja. Pri osebnih storitvah, kot so saloni, je običajno nižja, vendar se že 10 % hitro pozna.

Hiter primer: če imaš 20 strank na teden in za termin računaš 80 €, te 15-odstotna stopnja neprihodov stane približno 12.500 € na leto v praznih terminih. To je prihodek, za katerega si čas že rezerviral/a: stranka je naročila termin, ti pa si ga držal/a zanjo. Svoje številke lahko izračunaš tukaj.

Najbolj resno se tega lotijo podjetja, kjer ima vsak termin dejanski strošek: zdravstvene ordinacije s pripravo, saloni, ki so zavrnili druge rezervacije, in inštruktorji, ki so blokirali večer. Pri njih že majhen padec neprihodov večkrat povrne strošek orodja za opomnike.

FAQ

Ali lahko Google koledar pošilja opomnike strankam?

Odvisno od vrste opomnika. Osebna obvestila niso SMS-sporočila strankam. Googlov razpored sestankov lahko pošlje potrditveno e-pošto in, odvisno od naročnine, e-poštne opomnike. Za samodejne SMS-opomnike iz Google koledarja potrebuješ dodatno storitev, kot je Etisia.

Ali SMS opomniki res zmanjšajo neprihode?

Da. Cochranov pregled je pokazal, da SMS opomniki povečajo udeležbo v primerjavi s stanjem brez opomnikov, z učinkom, primerljivim s telefonskimi opomniki (Gurol-Urganci in sod., 2013). Kombinacija 24 ur prej in 1 uro prej je pogosta zato, ker strankam da čas za prestavitev, hkrati pa še vedno ujame pozabljivost tik pred terminom.

Ali moram nehati uporabljati Google koledar?

Ne. Orodja, kot je Etisia, delujejo nad Google koledarjem. Še naprej naročaš tako, kot naročaš zdaj. Sistem za opomnike bere tvoj koledar in ločeno poskrbi za sporočila strankam.