Kako zmanjšati neprihode, ko termine vodiš v Google koledarju

Večina neprihodov se zgodi iz precej dolgočasnega razloga: stranka je pozabila. Ni dramatične zgodbe. Ni velikega konflikta v urniku. Samo ni se spomnila, nihče pa je ni pravočasno opomnil.

Če urnik vodiš v Google koledarju, si to verjetno že opazil/a. Ti dobiš svoje opomnike: e-pošto, obvestila na telefonu, pojavna okna v brskalniku. Stranka pa ne dobi ničesar. Prav v tej vrzeli nastanejo neprihodi.

O tem sem govoril s stotinami lastnikov malih podjetij. Vzorec je skoraj vedno enak: najprej predvidevajo, da Google koledar poskrbi za opomnike za obe strani, potem ugotovijo, da ne, in začnejo iskati rešitev. Ta članek je ta rešitev.

Zakaj opomniki v Google koledarju ne preprečijo neprihodov

Sistem obvestil v Google koledarju deluje navznoter, ne navzven. Opomnike pošlje osebi, ki je lastnik koledarja. E-pošta, potisno obvestilo in opozorilo v brskalniku gredo k tebi. Nobeno od teh ne doseže stranke, ki bi morala jutri ob 14:00 sedeti nasproti tebe.

To preseneti več ljudi, kot bi pričakoval. Če iščeš "Google Calendar reminders", večina rezultatov razlaga, kako nastaviš obvestila zase. Koristno, če ti pozabljaš sestanke. Ne pomaga pa, ko so stranke tiste, ki ne pridejo.

Google je včasih imel možnost SMS obvestil, vendar jo je ukinil januarja 2019. Tudi ko je obstajala, je SMS poslala samo lastniku koledarja, nikoli stranki. Zato v Google koledarju nikoli ni bilo vgrajenega načina, da bi sam opominjal tvoje stranke.

Kaj neprihode dejansko zmanjša

Najbolj učinkovita stvar je preprosta: pred terminom pošlji SMS na telefon stranke. To potrjujejo praktično vse raziskave o udeležbi na terminih, enako pa vidimo tudi v praksi.

SMS sporočila se odprejo. Stopnje odprtosti so nad 90 %, običajno v nekaj minutah. E-poštni opomniki lahko delujejo, vendar jih je veliko lažje spregledati, posebej na telefonu, kjer se neprebrana obvestila hitro naberejo.

Čas pošiljanja je pomembnejši, kot večina misli. Dobro deluje:

• 24 ur prej — stranka ima čas odpovedati, ti pa imaš čas zapolniti termin
• 1 uro prej — zadnji kratek opomnik, ki ujame pozabljivost tik pred terminom

Ta kombinacija dveh opomnikov je najpogostejša pri podjetjih, ki neprihode jemljejo resno. Lahko greš bolj natančno z nastavitvijo časa opomnikov, vendar 24 ur + 1 ura pokrije večino primerov.

Pomaga še nekaj: povezava za odpoved v SMS-u. Stranke, ki lahko enostavno odpovejo, manj pogosto kar izginejo. Ti pa dobiš informacijo, dokler je še čas, da rezerviraš koga drugega.

Kako to nastaviš brez spremembe načina naročanja

Ne potrebuješ novega rezervacijskega sistema. Ni ti treba preurediti celotnega procesa. Če termini že končajo v Google koledarju, ne glede na to, ali stranke naročaš po telefonu, SMS-u, zasebnem sporočilu, v živo ali prek spletnega obrazca, lahko SMS opomnike dodaš nad obstoječi urnik.

Etisia se poveže s tvojim Google koledarjem in bere termine, ki so že tam. Ko najde prihajajoč termin z imenom stranke, ki ga lahko poveže s telefonsko številko, samodejno pošlje opomnik.

Celotna nastavitev traja približno 5 minut: povežeš koledar, izbereš SMS predlogo, nastaviš čas pošiljanja in poskrbiš, da so telefonske številke strank v kontaktih ali vključene v podatke termina. Nato sistem teče sam. Če želiš videti, kako izgleda, je tukaj 45-sekundni prikaz nastavitve.

Če te skrbi, da bi moral/a spremeniti svoj potek dela, ga verjetno ne rabiš. Zato smo napisali cel vodič o tem, kako obdržiš Google koledar točno tak, kot je, in mu dodaš SMS opomnike.

Kako izgledajo številke

Povprečna stopnja neprihodov pri podjetjih, ki delajo s termini, je nekje med 10 % in 30 %, odvisno od panoge. V zdravstvu je pogosto višja. Pri osebnih storitvah, kot so saloni, je običajno nižja, vendar se že 10 % hitro pozna.

Hiter primer: če imaš 20 strank na teden in za termin računaš 80 €, te 15-odstotna stopnja neprihodov stane približno 12.500 € na leto v praznih terminih. To je prihodek, za katerega si čas že rezerviral/a: stranka je naročila termin, ti pa si ga držal/a zanjo. Svoje številke lahko izračunaš tukaj.

Najbolj resno se tega lotijo podjetja, kjer ima vsak termin dejanski strošek: zdravstvene ordinacije s pripravo, saloni, ki so zavrnili druge rezervacije, in inštruktorji, ki so blokirali večer. Pri njih že majhen padec neprihodov večkrat povrne strošek orodja za opomnike.

FAQ

Ali lahko Google koledar pošilja opomnike strankam?

Ne. Opomniki v Google koledarju gredo samo lastniku koledarja, torej tebi. Google je možnost SMS obvestil v celoti odstranil januarja 2019, preostale vrste obvestil, kot so e-pošta, potisna obvestila in brskalniška opozorila, pa so vezane na tvoj račun. Za opominjanje strank potrebuješ ločeno orodje, povezano s koledarjem.

Ali SMS opomniki res zmanjšajo neprihode?

Da. SMS je kanal za opomnike z zelo visoko pozornostjo, stopnje odprtosti pa so nad 90 %. Kombinacija 24 ur prej in 1 uro prej je pogosta zato, ker strankam da čas za prestavitev, hkrati pa še vedno ujame pozabljivost tik pred terminom.

Ali moram nehati uporabljati Google koledar?

Ne. Orodja, kot je Etisia, delujejo nad Google koledarjem. Še naprej naročaš tako, kot naročaš zdaj. Sistem za opomnike bere tvoj koledar in ločeno poskrbi za sporočila strankam.