Como reduzir as faltas quando usas o Calendário Google

Muitas faltas acontecem por um motivo simples: o cliente esqueceu-se. Não houve nenhum imprevisto especial. A marcação passou-lhe ao lado e ninguém o lembrou.

Se geres a agenda no Calendário Google, talvez já tenhas reparado: tu recebes emails, notificações no telemóvel e alertas no navegador. O cliente, por outro lado, pode não receber nada. É aí que faz falta um lembrete dirigido a ele.

Nas conversas com pequenos negócios, ouvimos muitas vezes a mesma história: a equipa assume que o Calendário Google avisa os dois lados, percebe mais tarde que não é assim e começa a procurar uma solução. Este artigo explica por onde começar.

Porque é que os lembretes do Calendário Google não chegam aos clientes

As notificações habituais do Calendário Google destinam-se ao utilizador do calendário. Os emails, as notificações no telemóvel e os alertas do navegador avisam-te a ti. Não enviam, por si só, um SMS ao cliente que tem uma marcação amanhã às 14h.

Esta diferença apanha muita gente de surpresa. Se pesquisares por lembretes do Calendário Google, encontras sobretudo instruções para receberes notificações pessoais. São úteis para a tua agenda, mas não resolvem as faltas dos clientes.

O Google tinha uma opção de notificações por SMS, mas retirou-a em janeiro de 2019. Mesmo quando existia, enviava mensagens ao utilizador do calendário, não aos clientes. Por isso, não havia uma função nativa para lembrar os clientes apenas com o Calendário Google.

O que pode ajudar a reduzir faltas

Enviar um SMS ao cliente antes da marcação é uma medida simples e útil. Os estudos sobre comparência a consultas mostram benefícios face à ausência de lembretes. Na prática, ajuda a resolver um motivo frequente de falta: o esquecimento.

O SMS chega diretamente ao telemóvel e permite ler rapidamente a data e a hora. O email também pode ajudar, mas uma mensagem de marcação pode perder-se entre muitos emails por ler. Mede o que resulta com os teus clientes, sem assumir uma taxa de leitura garantida.

O momento do envio também conta. Podes começar assim:

• 24 horas antes — dá ao cliente tempo para avisar e a ti tempo para preencher a vaga.
• 1 hora antes — um último lembrete para ajudar o cliente a organizar-se e a não se esquecer.

Esta combinação de dois lembretes é um ponto de partida. Podes ajustar os detalhes na configuração dos momentos de envio, consoante o serviço e a antecedência necessária para cancelar.

Outra opção é incluir um link de cancelamento. Na Etisia, é opcional e está desativado por defeito. Se o ativares, o cliente abre o link, introduz o número de telefone e confirma. Avisar com antecedência dá-te mais hipóteses de ocupar a vaga com outra pessoa.

Como configurar sem mudar a forma de receber marcações

Se as marcações já chegam ao Calendário Google, por telefone, mensagem, redes sociais, presencialmente ou por um formulário, podes acrescentar lembretes automáticos por SMS à tua rotina.

A Etisia liga-se ao Calendário Google e lê as marcações que já lá estão. Quando encontra um evento elegível e consegue associá-lo a um número de cliente, envia o lembrete no momento definido.

A configuração começa por ligar o calendário, escolher um modelo e definir os horários. Confirma que os números estão nos contactos da Etisia ou incluídos no título do evento. Depois, testa uma marcação no teu telemóvel. Podes ver uma demonstração de 45 segundos com os passos principais.

Se te preocupa ter de mudar a forma de trabalhar, começa pelo nosso guia para manter o Calendário Google e acrescentar lembretes. É uma das dúvidas que mais ouvimos.

O impacto das faltas em números

As taxas de faltas variam muito conforme o setor e o negócio. Um intervalo de 10 a 30% pode servir para explorar cenários, mas não é uma medição específica de Portugal. Mesmo uma taxa de 10% pode ter um impacto significativo ao fim do ano.

Por exemplo: com 20 clientes por semana, um valor de 80 € por sessão e 15% de faltas, perdes 240 € por semana. São 12 000 € num ano com 50 semanas de atividade. A vaga estava reservada, mas ficou por ocupar. Podes fazer os teus próprios cálculos aqui. Para calculares primeiro a tua taxa, consulta a secção da fórmula na calculadora de faltas.

O impacto é especialmente visível quando cada vaga exige preparação: consultas, serviços de salão para os quais recusaste outras marcações ou explicações para as quais reservaste a noite. Nesses casos, evitar algumas faltas pode compensar o custo dos lembretes.

Perguntas frequentes

O Calendário Google envia lembretes de marcações aos clientes?

As notificações habituais avisam o utilizador do calendário. A opção nativa de SMS terminou em janeiro de 2019. Para enviar SMS aos clientes a partir dos eventos, precisas de uma ferramenta ligada ao calendário.

Os lembretes por SMS ajudam mesmo a reduzir faltas?

Podem ajudar, sobretudo a evitar esquecimentos. Experimenta um lembrete 24 horas antes e outro mais perto da marcação, ajustando os horários ao teu serviço. Acompanha os resultados e facilita o contacto de quem não puder comparecer.

Tenho de deixar de usar o Calendário Google?

Não. A Etisia trabalha a partir do Calendário Google. Continuas a receber e a registar marcações como antes; os lembretes por SMS são enviados aos clientes dos eventos elegíveis.