Pasti booking sistemov za salone: kdaj so SMS opomniki za termine boljša izbira

Booking sistemi se na prvi pogled slišijo kot popolna rešitev.

Stranka sama izbere termin. Ti ne odgovarjaš več na toliko klicev. Manj je sporočil, manj dogovarjanja in manj usklajevanja. Koledar se polni sam.

Lepo, ne?

Kratek odgovor

Če tvoj glavni problem niso nove rezervacije, ampak pozabljeni termini, pozne odpovedi in ročno pošiljanje sporočil, ne rabiš nujno booking sistema. Pogosto rabiš SMS opomnike za termine, ki delujejo nad koledarjem, ki ga že uporabljaš.

A v salonih se hitro pokaže težava, o kateri ponudniki booking sistemov običajno ne govorijo dovolj naglas: stranke ne rezervirajo tako, kot bi ti sestavil/a svoj delovni dan.

Stranke vidijo prost termin. Kliknejo. Rezervirajo.

Ti pa potem gledaš koledar in si misliš: zakaj je ta storitev ravno tukaj? Zakaj imam med dvema daljšima terminoma 30 minut luknje? Zakaj je sistem tej stranki dovolil 45 minut, če pri njej vedno potrebujemo vsaj eno uro?

Tukaj se začne prava past booking sistemov.

Booking sistem ne pozna ritma tvojega salona

Večina booking sistemov razmišlja zelo preprosto: storitev + trajanje + prost termin = rezervacija.

Za sistem je to logično. Če je v koledarju prazno okno in storitev traja 60 minut, potem je termin prost.

A salon ne deluje tako.

V salonu niso vsi prosti termini enako dobri. Ena ura ob 9:00 ni isto kot ena ura ob 13:30. Trideset minut med dvema večjima storitvama ni nujno uporaben prostor. Dve krajši storitvi ena za drugo lahko lepo zapolnita dan, lahko pa ga popolnoma razbijeta, če sta postavljeni narobe.

Koledarja ne sestavljaš samo po urah. Sestavljaš ga po občutku, izkušnjah in realnosti dela.

Veš, katera storitev potrebuje pripravo. Veš, katera stranka vedno potrebuje malo več časa. Veš, katera storitev ne sodi tik pred zaprtjem. Veš, kdaj ekipa potrebuje pavzo in kateri termini so najbolj dragoceni.

Booking sistem tega pogosto ne razume. Ali pa razume šele takrat, ko vanj vneseš kup pravil, izjem, omejitev in nastavitev, ki jih moraš potem še vzdrževati.

Stranke ne razmišljajo o tvojem urniku

Za stranko je stran za rezervacijo preprosta. Odpre povezavo, pogleda proste termine in izbere tisto, kar ji najbolj ustreza.

To je super za stranko. Ni pa vedno super za salon.

Stranka ne razmišlja o tem, kako bo njen termin vplival na preostanek dneva. Ne ve, da bi bilo bolje, če bi bila njena storitev ob 10:00 namesto ob 11:30. Ne ve, da je pustila neuporabno luknjo. Ne ve, da bi popoldne raje prihranil/a za daljše storitve.

In to ni krivda stranke. Sistem uporablja tako, kot je bil zasnovan.

Problem je, da booking sistem pogosto optimizira za udobje stranke, ne za kakovost urnika.

Na koncu imaš lahko poln koledar, ki je na prvi pogled videti uspešen, v praksi pa je naporen. Preveč lukenj. Preveč skakanja med tipi storitev. Premalo nadzora. Preveč dni, ki bi jih ročno sestavil/a precej bolje.

Trajanje storitve na papirju ni vedno trajanje v praksi

Druga velika past booking sistemov je trajanje storitev.

V sistemu moraš storitvi določiti trajanje. Na primer: striženje 45 minut, barvanje 120 minut, nega obraza 60 minut, manikura 50 minut.

A v resničnem salonu to ni vedno tako čisto.

Ista storitev lahko pri eni stranki traja 40 minut, pri drugi 70. Nova stranka običajno potrebuje več pogovora. Nekdo z gostimi lasmi potrebuje več časa. Zahtevnejša storitev ne sodi v osnovni časovni okvir. Pri nekaterih obiskih moraš dodati čiščenje, pripravo, posvet ali tistih dodatnih 10 minut, ki jih sistem ne vidi.

Booking sistem pa pogosto dela z eno številko.

In spet si tam, kjer nisi hotel/a biti: namesto da bi sistem poenostavil delo, postane še ena stvar, ki jo moraš nadzorovati.

Prost termin ne pomeni vedno dober termin

To je ena najpomembnejših stvari, ki jih booking sistemi pogosto spregledajo.

V salonu obstaja razlika med prostim terminom in dobrim terminom.

Prost termin pomeni, da v koledarju ni ničesar. Dober termin pa pomeni, da se rezervacija smiselno prilega dnevu.

Na primer: 30-minutna storitev ob 12:30 je lahko popolna, če zapolni luknjo. Lahko pa je nerodna, če razbije prostor, kamor bi lahko dodal/a bolj donosno storitev.

Dve uri prostega časa popoldne sta lahko odlični za večjo storitev. Če pa nekdo rezervira krajši termin ravno na sredini, ostaneta dve luknji, ki ju je težko zapolniti.

Booking sistem vidi razpoložljivost. Ti vidiš strategijo dneva.

Booking sistem lahko zmanjša sporočila, a poveča kaos

Veliko salonov začne razmišljati o booking sistemu, ker si želijo manj ročnega dogovarjanja.

To je razumljivo. Nihče noče cel dan odgovarjati na "kdaj je prosto?", "a lahko prestavim?", "koliko časa traja?" in "je kaj v petek?".

A če booking sistem ni dobro usklajen z načinom dela v salonu, problem samo premakne drugam.

Namesto sporočil dobiš slabo razporejene termine, prekratko nastavljene storitve, stranke v napačnih časovnih blokih, luknje, ki jih ne moreš zapolniti, več prestavljanja in več ročnega popravljanja koledarja.

Na papirju imaš avtomatizacijo. V praksi pa še vedno popravljaš stvari za sistemom.

Booking sistem rešuje rezervacijo. SMS opomniki rešujejo prihod.

Ko ločiš ta dva problema, je odločitev precej lažja. Za širšo razlago poglej še vodič Rezervacijski sistem ali opomniki za termine?

Problem	Booking sistem	SMS opomniki
Stranka še nima termina	Pomaga pri spletni rezervaciji, izbiri storitve in prostega časa.	Tu ni glavni sloj, ker termin še ne obstaja.
Termin je že v koledarju	Pogosto ga zna opomniti samo, če je bil ustvarjen v sistemu.	Opomni stranko iz obstoječega koledarja, tudi če je termin prišel po telefonu ali osebno.
Stranka pozabi ali odpove prepozno	Ne reši vedno dostave opomnika in hitrega odgovora.	Pošlje SMS, stranka pa lahko potrdi, odpove ali sporoči spremembo.

Kdaj booking sistem dejansko pomaga

Da ne bo pomote: booking sistemi niso vedno slabi.

Za zelo standardizirane storitve so lahko odlični. Če imaš storitve, ki imajo vedno skoraj enako trajanje, jasna pravila in malo izjem, lahko spletno naročanje prihrani veliko časa.

Deluje lahko tudi tam, kjer ti ni tako pomembno, kako natančno je dan sestavljen, dokler se termini polnijo.

A saloni so pogosto bolj kompleksni. Različne storitve, različni zaposleni, različne dolžine terminov, stalne stranke, nove stranke, posebni primeri in urnik, ki ga želiš sestaviti premišljeno.

Takrat vprašanje ni samo: ali lahko stranka sama rezervira termin?

Pravo vprašanje je: ali želiš, da stranka sama odloča, kam v tvojem dnevu se bo postavila?

Za veliko lastnikov salonov je odgovor: ne vedno.

Morda ne potrebuješ booking sistema, ampak boljši sistem opomnikov

Veliko salonov ne izgublja največ časa zato, ker nimajo povezave za rezervacijo.

Največ časa izgubijo zaradi potrjevanja terminov, pozabljenih obiskov, prestavljanja v zadnjem trenutku in praznih stolov, ko se stranka ne pojavi.

Zato je včasih boljša rešitev drugačna: ti še vedno nadzoruješ, kam gre termin v koledarju, avtomatiziraš pa tisto, kar pride po tem.

Stranka te lahko še vedno kontaktira po telefonu, SMS-u, WhatsAppu, e-pošti ali osebno. Ti termin dodaš tja, kjer ima za tvoj dan največ smisla. Ko je termin enkrat v Google koledarju, se opomnik pošlje samodejno.

To pomeni, da ne predaš nadzora nad urnikom, ampak odstraniš ponavljajoče se ročno delo.

Pri salonih, ki že uporabljajo Google koledar, so samodejni SMS opomniki pogosto lažji prvi korak kot menjava celotnega sistema za naročanje.

Ni cilj, da stranka sama zapolni koledar kakorkoli. Cilj je, da ti sestaviš dober urnik, sistem pa poskrbi, da stranka ne pozabi priti.

Etisia je za salone, ki želijo obdržati nadzor nad koledarjem

Etisia ni klasičen booking sistem. In ravno to je poanta.

Etisia deluje z Google koledarjem, ki ga tvoj salon že uporablja. Ti dodaš termin v koledar na način, ki ustreza tvojemu dnevu. Etisia pa lahko samodejno pošlje SMS opomnik, potrditveno sporočilo, povezavo za odpoved ali kasneje prošnjo za oceno.

Brez učenja strank novega portala. Brez selitve dela v nov sistem. Brez booking sistema, ki odloča, kam sodi termin. Brez dodatnega zapletenega orodja, ki ga mora ekipa vsak dan preverjati.

Koledar ostane tvoj. Termin ostane pod tvojim nadzorom. Opomniki pa tečejo samodejno.

Če želiš videti, kako to deluje v praksi, začni pri vodiču za Google koledar in SMS opomnike brez spremembe načina dela.

Dobra avtomatizacija ti ne sme vzeti nadzora

Najboljša tehnologija v salonu ni tista, ki vse spremeni.

Najboljša tehnologija odstrani najbolj nadležen del dela, ne da bi pokvarila tisto, kar že deluje.

Če tvoj salon že dobro upravlja termine ročno, morda ne potrebuješ booking sistema, ki strankam dovoli, da se razporedijo po svoje.

Morda potrebuješ samo način, da po rezervaciji ne izgubljaš časa z opomniki, potrditvami in odpovedmi.

Ker cilj ni imeti najbolj avtomatiziran koledar. Cilj je imeti koledar, ki je poln, smiseln in pod tvojim nadzorom.

Pogosta vprašanja

Ali je booking sistem slab za salone?

Ne nujno. Booking sistem lahko dobro deluje pri standardiziranih storitvah z jasnim trajanjem in malo izjemami. Težava nastane, ko salon potrebuje več nadzora nad tem, kam se določena storitev prilega v dan.

Kaj je največja past spletnih rezervacij?

Največja past je, da sistem pogosto vidi samo prost termin, ne pa kakovosti urnika. Stranka izbere čas, ki ustreza njej, salon pa lahko dobi luknje, napačne dolžine storitev ali manj prostora za daljše termine.

Kaj so SMS opomniki za termine?

SMS opomniki za termine so samodejna sporočila, ki jih stranka prejme pred obiskom. Namenjeni so temu, da stranka termin pravočasno vidi, ga potrdi, odpove ali sporoči, da se je kaj spremenilo.

Kaj je SMS opomnik na termin?

SMS opomnik na termin je kratko sporočilo, ki stranko spomni na dogovorjeni obisk. Običajno vsebuje datum, uro, ime salona in jasen način, kako lahko stranka potrdi ali odpove termin.

Ali potrebujem booking sistem, če že uporabljam Google koledar?

Ne vedno. Če termine že dobro vpisuješ v Google koledar in je glavni problem pozabljivost, pozne odpovedi ali ročno pošiljanje sporočil, je pogosto dovolj dodati sloj za SMS opomnike nad obstoječi koledar.

Kdaj so terminski opomniki boljša rešitev kot spletno naročanje?

Terminski opomniki so boljša prva rešitev, ko termine že dobro razporejaš, največ težav pa nastane po rezervaciji: pozabljeni obiski, pozne odpovedi in ročno pošiljanje opomnikov. Takrat lahko obdržiš obstoječi način naročanja in avtomatiziraš sporočila.

Ali lahko Etisia deluje brez novega booking sistema?

Da. Etisia se poveže z Google koledarjem in pošilja opomnike iz terminov, ki jih že dodajaš tja. Strankam ni treba uporabljati novega portala, ekipa pa lahko ohrani potek dela, ki ga že pozna.