Sistemas de marcações para salões: quando começar pelos lembretes por SMS

Um sistema de marcações parece a solução ideal para um salão.

Os clientes escolhem a hora. Atendes menos chamadas. Há menos mensagens, menos trocas para acertar horários e menos malabarismos com a agenda. O dia preenche-se sozinho.

Na teoria, parece ótimo.

Resposta rápida

Se o problema principal são os esquecimentos, os cancelamentos tardios e o tempo que passas a lembrar os clientes, talvez não precises de outro sistema de marcações. Muitas vezes, basta acrescentar lembretes de marcações por SMS ao calendário que já usas.

Na prática, o problema aparece depressa: os clientes não organizam o teu dia como tu o organizarias.

Veem uma hora livre. Clicam. Marcam.

Depois olhas para a agenda e pensas: porquê ali? Porque ficou aquele serviço curto no meio de duas horas que podiam servir para uma coloração? Porque reservou o sistema 45 minutos para uma cliente que precisa sempre de uma hora?

Um sistema de marcações não conhece o ritmo do teu salão

A maioria dos sistemas parte de uma fórmula simples: serviço + duração + horário disponível = marcação.

Para o software, faz sentido. Para um salão, falta-lhe contexto.

Nem toda a hora livre é uma boa hora. Uma hora às 9h não vale o mesmo na organização do dia que uma hora às 13h30. Um intervalo de 30 minutos entre dois serviços longos nem sempre dá para aproveitar. Dois serviços curtos seguidos podem fazer o dia correr bem ou desorganizá-lo, se ficarem no sítio errado.

Não constróis a agenda só com minutos. Usas a experiência: os serviços que precisam de preparação, os clientes que demoram mais, as marcações que não devem ficar mesmo antes de fechar e os momentos em que a equipa precisa de respirar.

As marcações online facilitam a escolha do cliente

Para o cliente, marcar online é cómodo. Abre o link, vê as horas disponíveis e escolhe a que lhe dá mais jeito.

Não está a fazer nada de errado. É assim que o sistema funciona.

Mas o cliente não sabe que, para aquele serviço, as 10h encaixavam melhor do que as 11h30. Não sabe que deixa um intervalo difícil de preencher. Não sabe que querias guardar a tarde para tratamentos mais demorados.

A agenda pode parecer cheia e, mesmo assim, dar mais trabalho: intervalos pouco úteis, mudanças entre serviços e correções manuais depois de o sistema fazer a marcação.

A duração dos serviços nem sempre cabe num número fixo

Um sistema de marcações precisa de uma duração para cada serviço: corte, 45 minutos; coloração, 120; tratamento facial, 60; manicure, 50.

É um ponto de partida útil, mas os salões vivem das exceções. Uma primeira visita exige mais conversa. Um cabelo mais denso demora mais. Há tratamentos que precisam de preparação, limpeza ou uma margem entre clientes que não cabe bem no menu de serviços.

• Se defines tempos demasiado curtos, o dia torna-se uma corrida.
• Se defines tempos demasiado longos, perdes horas que podias preencher.
• Se crias demasiadas variantes, a página de marcações fica confusa.
• Se acrescentas demasiadas regras, o sistema passa a ser mais uma tarefa para gerir.

É essa a armadilha: a ferramenta que devia simplificar a agenda acaba por exigir supervisão constante.

Uma vaga livre nem sempre é uma boa vaga

Esta é uma diferença que os sistemas nem sempre conseguem captar.

Uma vaga livre significa que o calendário está vazio. Uma boa vaga significa que a marcação encaixa no resto do dia.

Um serviço de 30 minutos às 12h30 pode ser perfeito se preencher um intervalo. Também pode ter um custo se dividir um bloco em que caberia um serviço mais longo.

O sistema vê disponibilidade. Tu sabes como aproveitar o dia.

Sistema de marcações ou lembretes por SMS?

As marcações que ficam sem lembrete

A pergunta não é só se o sistema envia lembretes. É quais as marcações que os recebem.

Muitos sistemas enviam lembretes sobretudo a quem marcou pelo seu portal. Mas as marcações de um salão chegam de todo o lado: telefone, mensagens no Instagram, WhatsApp, email, visitas ao balcão e próximas visitas combinadas na receção.

Se tudo acaba no Calendário Google, faz sentido partir desse calendário. A Etisia pode enviar lembretes para os eventos elegíveis que já lá estão, incluindo os que não passaram por uma página de marcações online.

Quando continua a fazer sentido ter um sistema de marcações

Os sistemas de marcações podem ser úteis. Se os serviços têm durações previsíveis e poucas exceções, as marcações online podem poupar bastante tempo administrativo.

Também fazem sentido quando queres que os clientes escolham uma hora sem te contactar primeiro.

A pergunta é simples: queres que os clientes decidam onde encaixam no teu dia?

Para muitos responsáveis de salão, a resposta é: nem sempre.

A Etisia mantém o teu calendário

A Etisia foi criada para acrescentar lembretes ao Calendário Google.

Continuas a criar as marcações da forma que faz sentido para o teu salão. A Etisia lê os eventos e envia lembretes por SMS com os dados da marcação. Podes ativar um link de cancelamento e, quando disponível, pedidos de avaliação. Não recolhe confirmações por resposta ao SMS.

Sem um novo portal para os clientes. Sem um segundo calendário para a equipa manter. Sem uma ferramenta a decidir onde encaixar cada serviço.

Para quem já usa o Calendário Google, acrescentar SMS pode ser um primeiro passo mais simples do que substituir todo o processo de marcação.

Perguntas frequentes

Um sistema de marcações é mau para um salão?

Não. Pode funcionar bem com serviços previsíveis e se te sentes à vontade para deixar os clientes escolher entre horas disponíveis. O que deves avaliar é o efeito na organização do dia.

Qual é a principal limitação de um sistema de marcações?

Tratar todas as vagas livres como igualmente úteis. Num salão, o serviço, as margens entre clientes, o ritmo da equipa e o histórico de cada pessoa influenciam o horário que vale a pena disponibilizar.

O que são lembretes de marcações por SMS?

São mensagens automáticas enviadas antes da visita, com a data e a hora. Também podem explicar como contactar o negócio ou cancelar, se essa opção estiver disponível.

Preciso de um sistema de marcações se já uso o Calendário Google?

Nem sempre. Se a agenda está bem organizada e o problema são os esquecimentos ou o envio manual de mensagens, acrescentar SMS pode ser suficiente.

Quando é preferível começar pelos lembretes?

Quando já controlas bem a agenda, mas perdes tempo depois da marcação: clientes que se esquecem, cancelamentos tardios e mensagens manuais para recordar a visita.

A Etisia envia lembretes para marcações feitas fora da internet?

Sim. Se o evento estiver no Calendário Google ligado à Etisia e houver um número de cliente disponível, pode abranger marcações por telefone, Instagram, WhatsApp, email ou presencialmente.

A Etisia funciona sem um novo sistema de marcações?

Sim. Trabalha a partir do Calendário Google, para a equipa manter o processo que já conhece enquanto os lembretes dos eventos elegíveis são enviados automaticamente.