Choisir quand partent les rappels de rendez-vous

Le « Rappel intelligent du matin » envoie le rappel le matin du rendez-vous, sans règle à régler pour chaque rendez-vous.

Pour les rendez-vous plus tard dans la journée, Etisia envoie le rappel le matin, vers 8:00. Pour un rendez-vous tôt le matin, avant 10:00, Etisia avance automatiquement le rappel à la veille au soir, vers 20:00, pour ne pas écrire au client trop tôt.

Il convient bien quand votre planning change souvent et que vous voulez des heures de rappel prévisibles sans vérifier l’heure de début de chaque rendez-vous.

Pour beaucoup d’établissements qui travaillent sur rendez-vous, 1 jour avant est le choix le plus simple pour commencer. Le client a le temps d’annuler ou de vous contacter pour changer l’heure, et le rappel reste assez proche du rendez-vous pour être utile. Les nouveaux comptes l’ont d’ailleurs par défaut.

Il convient surtout aux salons, aux cabinets, aux cours particuliers, aux thérapeutes, aux coachs et à la plupart des rendez-vous pris au moins la veille.

Si vos clients réservent à l’avance, « 1 jour avant » est en général plus pratique qu’un rappel qui arrive juste avant le rendez-vous.

Si vos clients réservent seulement quelques heures avant, un rappel 1 heure avant a en général plus de sens qu’un moment plus tôt. Il arrive assez près du rendez-vous pour aider, sans paraître superflu.

Si l’on prend rendez-vous des semaines à l’avance, il faut souvent un premier rappel plus tôt. 1 semaine ou 10 jours avant fonctionne bien. Vous pouvez le combiner avec un rappel 1 jour ou 1 heure avant.

Pour une longue séance, une consultation ou la première visite d’un nouveau client, un seul rappel peut ne pas suffire. La combinaison 1 jour + 1 heure avant fonctionne souvent bien : le premier rappel laisse au client le temps de réagir, le second rattrape un oubli de dernière minute.

Ici, le moment du rappel ne suffit pas. Même calculé correctement, un rappel peut tomber à une heure gênante, par exemple trop tôt le matin. C’est à cela que servent les heures de repos.

L’option « Immédiat » convient quand vous voulez que le SMS parte presque aussitôt après la création du rendez-vous, environ 2 minutes après son ajout, hors heures de repos. Ce court délai vous laisse le temps de corriger une faute de frappe. Elle est surtout utile pour les rendez-vous de dernière minute et ceux que vous notez à la main, et souvent plus efficace comme l’un de plusieurs moments d’envoi que comme rappel unique.

Les heures de repos sont activées tant que vous ne les désactivez pas : entre 22:00 et 7:00, à l’heure du rendez-vous, aucun rappel ne part. Un rappel qui tomberait dans cette plage part plus tôt, vers 20:00. Par exemple, le rappel 1 heure avant un rendez-vous à 7:00 part vers 20:00 la veille. Un SMS de confirmation prévu la nuit n’est pas envoyé, et un avis de changement de rendez-vous attend 7:00.

Elles sont surtout utiles si vous avez des rendez-vous tôt le matin, si vous utilisez des rappels proches du rendez-vous, si vos clients réservent à des heures inhabituelles ou si vous voulez que vos rappels paraissent utiles, pas envahissants.

Le but n’est pas seulement d’envoyer à l’heure. C’est d’envoyer à une heure qui paraît normale au client.

Etisia propose 11 moments d’envoi. Les plus courants sont visibles tout de suite, les autres s’ouvrent quand vous en avez besoin.

Les choix principaux : « Immédiat » (environ 2 minutes après l’ajout à l’agenda), 1 heure avant et 1 jour avant.

Les autres choix : 15 minutes, 2 heures et 6 heures avant, le « Rappel intelligent du matin » le jour du rendez-vous, 2 jours, 1 semaine, 10 jours et 1 mois avant.

Tous les abonnements permettent jusqu’à trois moments d’envoi par agenda : vous pouvez combiner un rappel plus tôt avec un autre plus près du rendez-vous.

Si un seul rappel correspond à la façon dont vos clients réservent, gardez un réglage simple.

Ajoutez un deuxième ou un troisième moment quand le client a besoin de temps pour réagir et d’un dernier rappel juste avant le rendez-vous.