Controleer de gekoppelde agenda
Kies de agenda waarvan de afspraakgegevens en tijdzone correct zijn.
De afbeelding toont de bestaande Engelstalige interface. De Nederlandse uitleg staat bij de stap.
Bijgewerkt
Wanneer verstuur je een afspraakherinnering?
Kies een moment waarop je klant de afspraak kan terugvinden en nog tijd heeft om te reageren. Een dag vooraf is vaak een bruikbaar begin. Het product ondersteunt tot drie herinneringsmomenten per agenda; meer berichten zijn niet automatisch beter.
Begin met één passend herinneringsmoment. Voeg er alleen meer toe als je planning daarom vraagt.
Kies een passend beginpunt
| Situatie | Mogelijk beginpunt | Waarom |
|---|---|---|
| Afspraken worden ruim vooraf gemaakt | Een dag vooraf | De klant kan planning en vervoer nog controleren. |
| Afspraken worden dezelfde dag gemaakt | Een uur vooraf | Een eerder moment kan al voorbij zijn. |
| Een bericht na het toevoegen van de afspraak | Onmiddellijk | Ongeveer twee minuten na verwerking, buiten stille uren. |
| Afspraken staan weken vooruit | Een week of tien dagen vooraf | Een vroege herinnering kan voorbereiding ondersteunen. |
| Een vroege herinnering en een kortere herinnering zijn nuttig | Een dag en een uur vooraf | Beoordeel of beide berichten werkelijk nodig zijn. |
Smart Morning: een herinnering rond de ochtend
Deze optie is bedoeld voor herinneringen op de dag van de afspraak. Voor latere afspraken kan het bericht in de ochtend uitgaan; bij vroege afspraken verschuift het naar de voorafgaande avond, zodat de klant niet te vroeg wordt ge-sms’t.
Controleer de actuele instellingen en tijdzone in de ondersteunde account. Een voorbeeldtijd is geen garantie dat elk bericht op exact hetzelfde minuutstip aankomt.
Waarom een dag vooraf vaak een bruikbaar begin is
Het bericht komt dicht genoeg bij de afspraak om relevant te zijn, terwijl de klant nog ruimte heeft om de planning te controleren. Jij kunt een vroege afzegging mogelijk beter verwerken dan een bericht vlak voor de start.
Kijk naar je eigen boekingspatroon. Een salonbehandeling, consult en rijles hoeven niet hetzelfde herinneringsritme te hebben.
Afspraken op dezelfde dag
Een herinnering die een dag vooraf had moeten worden verstuurd kan bij een nieuwe afspraak al te laat zijn. Kies een moment dat nog past en controleer de productregels voor toegestane vertraging. Beschrijf achteraf versturen niet als onbeperkt beschikbaar.
Afspraken die weken vooruit staan
Een eerdere herinnering kan helpen wanneer de klant voorbereiding moet regelen. Je kunt daarnaast een korter moment kiezen, zolang elk bericht een duidelijk doel heeft.
Lange of kostbare afspraken
Denk aan de tijd die je nodig hebt om een vrijgekomen blok opnieuw aan te bieden. Een herinnering pas vlak voor de start kan daarvoor te laat zijn. Gebruik je eigen werkwijze als uitgangspunt.
Heel vroege of late afspraken
De ingestelde afstand tot de afspraak is niet het enige dat telt. Ook het tijdstip waarop het bericht aankomt moet passend zijn. Bekijk daarom de stille uren en de tijdzone van de afspraak.
Onmiddellijke verzending
Deze optie verstuurt een bericht ongeveer twee minuten na verwerking van een nieuwe afspraak, buiten stille uren. Dat is geen bezorging binnen een minuut en geen bevestiging van de klant. Een onmiddellijke verzending die in stille uren valt wordt overgeslagen.
Wat stille uren doen
Stille uren staan standaard aan. Een gewone herinnering die in die periode zou vallen wordt eerder ingepland, rond de daarvoor vastgelegde avondtijd. Een onmiddellijke verzending in stille uren wordt overgeslagen. Zeg dus niet dat alle nachtelijke berichten naar de volgende ochtend verschuiven.
Controleer de actuele tijden in de productuitleg en de accountinstellingen. De tijdzone van de afspraak is relevant voor de planning.
De beschikbare tijdvensters
De productopties omvatten onmiddellijk, 15 minuten, 1 uur, 2 uur, 6 uur, de ochtend van de afspraak, 1 dag, 2 dagen, 1 week, 10 dagen en 1 maand vooraf.
Elk abonnement ondersteunt tot drie herinneringsmomenten per agenda.
Wanneer één herinnering voldoende is
Als één bericht het doel bereikt, houd de instelling eenvoudig. Voeg een tweede of derde moment toe wanneer een afspraak zowel voorbereiding als een korte laatste herinnering vraagt.
- Een dag en een uur vooraf: een vroege herinnering plus een korter moment.
- Een week en een dag vooraf: voor afspraken met meer voorbereiding.
- Onmiddellijk en een uur vooraf: alleen als beide momenten bij een kort van tevoren gemaakte afspraak passen.
Stap voor stap
Kies het eerste tijdvenster
Begin met het moment dat bij de meeste afspraken past. Nieuwe accounts gebruiken standaard een dag vooraf.
De afbeelding toont de bestaande Engelstalige interface. De Nederlandse uitleg staat bij de stap.
Beoordeel extra momenten
Voeg maximaal twee aanvullende momenten toe als die een duidelijk doel hebben.
De afbeelding toont de bestaande Engelstalige interface. De Nederlandse uitleg staat bij de stap.
Controleer stille uren en uitzonderingen
Bekijk vroege afspraken, laat toegevoegde afspraken en de bijzondere regel voor onmiddellijke verzending.
De afbeelding toont de bestaande Engelstalige interface. De Nederlandse uitleg staat bij de stap.
Veelgestelde vragen
Kan ik drie momenten op ieder abonnement gebruiken?
Ja, het algemene product ondersteunt maximaal drie herinneringsmomenten per agenda.
Komt een onmiddellijke sms precies na twee minuten aan?
Het gaat om ongeveer twee minuten na verwerking buiten stille uren. Dat is geen garantie voor het exacte aflevermoment.
Gaan nachtelijke berichten altijd de volgende ochtend uit?
Nee. Gewone herinneringen worden volgens de regels eerder ingepland; onmiddellijke verzending in stille uren wordt overgeslagen.
Moet ik altijd meerdere herinneringen gebruiken?
Nee. Kies alleen momenten die helpen bij jouw afspraken en klantcommunicatie.
Was deze uitleg nuttig?
Laat weten welk onderdeel duidelijker kan. Deel geen klantgegevens.
Verder lezen
Lees meer over instellen, kosten, contactvoorkeuren en gemiste afspraken.
Google Agenda en sms-herinneringen
Lees wat Google Agenda zelf doet en hoe een herinneringsdienst daarop aansluit.
Sms-herinneringen toevoegen
Bekijk de stappen voor agenda, telefoonnummer en herinneringsmoment.
Een telefoonnummer toevoegen
Lees waar Etisia het telefoonnummer vindt en hoe opgeslagen contacten worden herkend.
Landen en sms-regels
Bekijk de verschillen tussen markten, afzenders, antwoorden en beschikbaarheid.
Bekijk de werking van herinneringen
Bekijk de bestaande Engelstalige demonstratie met Nederlandse uitleg.
Beschikbaarheid en aanbod
Vraag naar de Nederlandse beschikbaarheid, abonnementen, sms-verzending en prijzen.
Kosten van gemiste afspraken berekenen
Vul je eigen aantallen en tarieven in voor een duidelijk rekenscenario.
Voorbeelden van afspraakherinneringen
Kies een tekstvoorbeeld en controleer tijd, locatie en contactmogelijkheid.
No-show-statistieken en onderzoek
Lees de onderzoeksbronnen en houd gemeten resultaten apart van rekenaannames.
Afspraakherinneringen per beroep
Bekijk voorbeelden voor zorgpraktijken, salons, lessen en zakelijke afspraken.
Toestemming voor sms vastleggen
Lees de aandachtspunten bij communicatievoorkeuren en passende toestemming.
Geen berichten op mijn nummer
Lees hoe je een verkeerd gebruikt telefoonnummer of ongewenste berichten meldt.
Neem contact op
Bespreek de beschikbaarheid en een werkwijze die bij jouw afspraken past.